The W-2 Form (AKA Wage and Tax Statement) is how you, as an employee, report your income for the previous tax year, along with all the wages your employer withheld for tax purposes.
It’s full of important information that’s codified for brevity and, therefore, can be slightly confusing to navigate. Don’t worry! We’re here to help you make sense of it.
¿Para qué se utiliza el Formulario de Impuestos W-2?
El Formulario W-2 se utiliza para reportar los salarios ganados por los empleados y los impuestos que fueron retenidos de sus cheques de pago. También reporta el impuesto del Seguro Social (también conocido como el impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro [FICA]) a la Administración del Seguro Social. El impuesto FICA tiene dos componentes, la parte correspondiente al Seguro Social y la parte correspondiente a Medicare, que se reportan por separado en el Formulario W-2 de impuestos.
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Tax Form W-2 is the responsibility of the employer. Employers are required to complete a W-2 Form for each of their employees, and they must deliver it to each employee by January 31st of the calendar year. Employers must then file the W-2 Forms with the Social Security Administration by the last day of February (if filing by paper mail) or the last day of March (if filing electronically). W-2 Tax Forms will report all the wages and taxes for the employees of that business/company for the prior calendar year.
Cómo completar el Formulario de Impuestos W-2: Instrucciones
La siguiente información ofrece un análisis línea por línea de cada componente del formulario de impuestos W-2, basado en el folleto de instrucciones del IRS.
Formulario W-2: Copias
El Formulario de Impuestos W-2 es un formulario de varias partes y tiene seis partes/copias:
- Copia A:Esta copia debe ser presentada a la Administración del Seguro Social por el empleador, ya sea electrónicamente o por correo.
- Copia 1:Esta copia la presenta el empleador al departamento de impuestos estatal, municipal o local (si es que lo hay).
- Copia B:Esta copia se entrega al empleado para que la presente junto con su declaración de impuestos sobre los ingresos federales (Formulario 1040).
- Copia C:Esta copia se entrega al empleado para que la guarde en sus registros. (Para mayor seguridad, esta copia debe conservarse durante al menos cuatro años).
- Copia D:Esta copia se la queda el empleador para que la guarde en sus registros. (Para mayor seguridad, esta copia debe conservarse durante al menos cuatro años).
- Copia 2:Esta copia se entrega al empleado para que la presente junto con sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos estatales o locales (si es que las hay).
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Formulario W-2: Casillas con letras
El Formulario W-2 tiene seis casillas con letras (de la A a la F) que cubren la información de identificación del empleador y del empleado:
Casilla A: Número del seguro social del empleado – Tal y como aparece en su tarjeta del Seguro Social.
Casilla B: Número de identificación del empleador (EIN) – El número asignado por el IRS que se utilizó en la declaración de impuestos federales sobre el empleo del empleador.
Casilla C: Nombre, dirección y código postal del empleador – Tal como aparece en la declaración de impuestos federales sobre el empleo del empleador.
Casilla D: Número de control – (Opcional) Un número de código asignado por el software de procesamiento de nóminas de la compañía para identificar los W-2 individuales.
Casilla E: Nombre del empleado – Tal y como aparece en su tarjeta del Seguro Social.
Casilla F: Dirección y código postal del empleado – Puede ser una dirección anterior si el empleado se ha mudado recientemente.
Formulario W-2: Casillas numeradas
El Formulario W-2 tiene veinte casillas numeradas (de la 1 a la 20) que cubren los salarios y los impuestos:
Casilla 1: Salarios, propinas, otras compensaciones – Esta casilla debe mostrar el total de los salarios sujetos a impuestos, las propinas y otras compensaciones (por ejemplo, primas y prestaciones del seguro de vida colectivo) que el empleado recibió durante el año, antes de cualquier deducción de nómina.
Casilla 2: Impuesto federal sobre los ingresos retenido – Esta casilla reporta el total del impuesto federal sobre los ingresos que se retuvo de los cheques del empleado durante el año.
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Casilla 3: Salarios del Seguro Social – Esta casilla reporta el monto total de los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social del empleado, sin incluir las propinas del Seguro Social (casilla 7) y las propinas asignadas (casilla 8). El total de las casillas 3 y 7 no puede exceder el monto gravable máximo de $132,900 (base salarial del Seguro Social 2019). La casilla 3 también debe incluir: las primas de contratación, el costo gravable del seguro de vida colectivo de más de $50,000 (también incluido en la casilla 1), el costo de las primas del seguro de accidente y médico para el 2% o más de los empleados accionistas pagadas por una corporación S (si no son excluibles), las contribuciones del empleado y del empleador no excluibles a una MSA o HSA (que no se hicieron a través de un plan de cafetería), las contribuciones del empleado a una cuenta de jubilación SIMPLE y los beneficios por adopción.
Casilla 4: Impuestos del Seguro Social retenidos – Esta casilla reporta el monto total del impuesto del Seguro Social que fue retenido de los cheques del empleado durante el año, incluyendo el impuesto del Seguro Social sobre las propinas. El Seguro Social tiene una tasa fija del 6.2% del salario, hasta un monto gravable máximo de $132,900. Por lo tanto, el impuesto no debe superar los $8,239.80 para ningún individuo (6.2% × $132,900 = $8,239.80).
Casilla 5: Salarios y propinas de Medicare – Esta casilla reporta el monto total de los salarios y propinas sujetos al impuesto Medicare del empleado, que tiene una tasa fija del 1.45% sobre todos los ingresos. Los salarios y propinas sujetos al impuesto de Medicare son los mismos que los sujetos al impuesto del Seguro Social. Esta casilla puede incluir también las cotizaciones al 401k, las compensaciones diferidas y otras prestaciones. No existe un límite máximo para los salarios sujetos al impuesto de Medicare, por lo que no es raro que el monto de la casilla 5 sea superior al monto de la casilla 1 o de la casilla 3.
Casilla 6: Impuesto de Medicare retenido – Esta casilla reporta el monto total del impuesto Medicare que fue retenido de los cheques de pago del empleado durante el año. El impuesto Medicare tiene una tasa fija del 1.45% sobre todos los ingresos.
Casilla 7: Propinas para el Seguro Social – Esta casilla muestra el monto de los ingresos por propinas que el empleado reportó al empleador. Si no se reportaron propinas, esta casilla no tendrá ningún monto. (Nota: Estas propinas deben incluirse en las casillas 1 y 5. Y el total de las casillas 3 y 7 no debe superar los $132,900).
Casilla 8: Propinas asignadas – Esta casilla permite al empleador reportar cualquier ingreso adicional por propinas que no haya sido reportado por el empleado en la casilla 7, si las propinas de la casilla 7 están por debajo del porcentaje/monto requerido. El monto que figura en la casilla 8 no debe incluirse en las casillas 1, 3, 5 ó 7. Si un empleado ha asignado propinas que aparecen en su W-2, debe reportar esas propinas utilizando el Formulario de Impuestos 1040.
Casilla 10: Prestaciones por cuidado de dependientes – Esta casilla reporta el monto total de los gastos/servicios de cuidado de dependientes (por ejemplo, guarderías) que fueron pagados o proporcionados por el empleador durante el año a través de un programa de asistencia para el cuidado de dependientes. Aunque hasta $5,000 de los beneficios recibidos pueden ser excluidos de los ingresos de un empleado, el monto total de los beneficios pagados por el empleador debe ser reportado en la casilla 10, exceda o no los $5,000. Cualquier monto superior a $5,000 debe incluirse también en las casillas 1, 3 y 5 (dentro de las limitaciones aplicables).
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Casilla 11: Planes no calificados – This box reports any amounts distributed to the employee from the employer’s nonqualified deferred compensation plan or nongovernmental pension plan.
This amount should be included in Box 1 as part of the employee’s taxable income. Box 11 helps determine if any part of the amounts reported in Boxes 1, 3, or 5 are from a previous year.
Casilla 12 (a, b, c, d): Códigos – This box reports deferrals, contributions, and uncollected taxes with a single or double letter code (from A to HH), followed by a dollar amount.
Code letters do not have to correlate with the Box 12 letters (a, b, c, or d), and no more than four items can be reported in Box 12 of Copy A. To report additional items on Copy A, use a separate W-2.
Casilla 13: Casillas para marcar – Esta sección ofrece tres casillas para marcar: Empleado estatutario, Plan de jubilación y Baja por enfermedad de terceros. Se debe revisar cualquiera de las que se apliquen al empleado.
Casilla 14: Otros – Esta casilla permite al empleador reportar cualquier información fiscal adicional, incluido el valor de un vehículo arrendado al empleado, impuestos estatales de seguro de incapacidad retenidos, cuotas sindicales, pagos de uniformes, primas de seguro médico deducidas, ingresos no gravables, pagos de asistencia educativa, subsidio y servicios públicos de la casa parroquial de un ministro y ciertas contribuciones a un plan de pensiones.
Casilla 15: Estado y número de identificación del empleador – Esta casilla muestra el estado del empleador (como abreviatura de dos letras) y el número de identificación del empleador (que le asigna el estado). Esta casilla puede utilizarse para dos estados, separados por la línea punteada.
Casilla 16: Salarios estatales, propinas, etc – Esta casilla reporta el monto total de los ingresos gravables que el empleado obtuvo en ese estado. Esta casilla puede utilizarse para reportar salarios de dos estados, separados por la línea punteada.
Casilla 17: Impuestos estatales sobre los ingresos – Esta casilla reporta el monto total de Impuestos estatales sobre los ingresos que fueron retenidos del salario del empleado (de la casilla 16). Esta casilla puede utilizarse para reportar los impuestos de dos estados, separados por la línea punteada.
Casilla 18: Salarios locales, propinas, etc. – Esta casilla reporta el monto total de los ingresos gravables del empleado que están sujetos a impuestos sobre los ingresos locales, de la ciudad u otros impuestos estatales. Esta casilla puede utilizarse para reportar salarios de dos localidades, separadas por la línea punteada.
Casilla 19: Impuesto local sobre los ingresos – Esta casilla reporta el monto total de los Impuestos estatales locales, municipales o de otro tipo que se retuvieron del salario del empleado (de la casilla 18). Esta casilla puede utilizarse para reportar los impuestos de dos localidades, separadas por la línea punteada.
Casilla 20: Nombre de la localidad – Esta casilla identifica la localidad para la que se retuvieron los impuestos.
W-2 Box 12 Codes Explained
Box 12 of the W-2 is something of a special case due to the staggering amount of codes related to it. If you’ve ever looked at your W-2 form and wondered what all those codes in Box 12 mean, here’s a breakdown:
- A & B – These deal with uncollected Social Security and Medicare taxes on tips. If you have an amount listed here, you’ll need to report it on Form 1040 Schedule 2, line 13.
- C – If your employer provides life insurance over $50,000, the taxable cost is shown here. This is just for info—it’s already included in your taxable wages.
- D, E, F, G, H, & S – These relate to different types of retirement plan contributions (401(k), 403(b), SEP, SIMPLE, and more). You might be eligible for the Saver’s Credit, so check Form 1040 Schedule 3, line 4.
- J – If you received sick pay that’s not taxable, it’s listed here for reference.
- K – If you got a big “golden parachute” payment (a large severance package), this code means you owe a 20% excise tax. Report it on Form 1040 Schedule 2, line 17k.
- L – If your employer reimbursed work-related expenses tax-free, you may need to fill out Form 2106 for employee business expenses.
- M & N – These show uncollected Social Security and Medicare taxes on group-term life insurance for former employees. You’ll need to report these on Form 1040 Schedule 2, line 13.
- P – If you’re in the military and got moving expense reimbursements, use Form 3903 to see if you can deduct them.
- Q – Nontaxable combat pay for military members. Check the 1040 instructions for how to report it.
- R – If your employer contributed to an Archer Medical Savings Account (MSA), this goes on Form 8853.
- T – This is for adoption benefits your employer provided. Use Form 8839 to calculate any tax-free amount.
- V – If you made money from exercising non-statutory stock options, it’ll show up here and is included in your taxable wages.
- W – Employer contributions to your Health Savings Account (HSA) go here. You’ll report these on Form 8889.
- Y & Z – These deal with deferred compensation plans. Code Z means the plan didn’t meet IRS requirements, so you’ll owe extra taxes.
- AA, BB, & EE – These show Roth contributions under 401(k), 403(b), and government 457(b) plans. They aren’t tax-deductible, but you might qualify for the Saver’s Credit.
- DD – Just for your info—this shows how much your employer paid for your health insurance.
- FF – If you have a qualified small employer health reimbursement plan, this is where the benefits are listed.
- GG & HH – These relate to equity grants and stock options under Section 83(i). They’re just informational, but they do count as taxable wages.
- II – If you received Medicaid waiver payments, they might be excluded from taxable income under Notice 2014-7.
Hopefully, this breakdown helps make sense of all those codes.
Para más información, consulte Formulario de Impuestos W-2 del IRS e Instrucciones para el Formulario W-2..
W-2 Instructions: FAQ
- What do I do if I don’t receive my W-2?
First, check your email or online payroll portal since many companies provide electronic copies. If you still don’t have it by mid-February, contact your employer. As a last resort, you can call the IRS if you need further help.
- How do I use my W-2 when filing taxes?
Enter the income and tax withholding amounts from your W-2 into your tax return. If you’re filing online, most tax software lets you upload or enter the information manually.
- What if my W-2 has an error?
Let your employer know as soon as possible so they can issue a corrected W-2. If you’ve already filed your taxes, you may need to file an amended return using Form 1040-X.
- Do I need to attach my W-2 to my tax return?
If you file electronically, you don’t need to attach your W-2 at all—it’s submitted digitally. If you file a paper return, include Copy B of your W-2 with your federal return.
- Can I still file my taxes if I lost my W-2?
Yes! You can request a copy from your employer or use IRS Form 4852 (Substitute for Form W-2) if you can’t get a replacement in time. It’s better than the alternative, which is to file taxes late.
Markos Banos
Markos M. Baños Cabán, Esq., is the Director of Resolutions at Community Tax LLC, where he leads a team of practitioners and service professionals dedicated to resolving complex tax conflicts, including IRS audits, tax liens, and tax debt. A licensed attorney, tax practitioner, and notary public in Puerto Rico, Markos combines his extensive legal expertise and management skills to deliver exceptional results and reduce stress for his clients. He holds a Juris Doctor from the University of Puerto Rico School of Law and has experience in a variety of legal fields, as well as industrial management. Bilingual in English and Spanish, Markos is also a published researcher with a passion for delivering outstanding service.
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