Instrucciones W-2

Información sobre la declaración de salarios e impuestos de Estados Unidos

Parte de la "serie W" de formularios fiscales, el Formulario W-2 del IRS es una declaración federal de salarios e impuestos que consta de seis partes.

¿Para qué se utiliza el Formulario de Impuestos W-2?

El Formulario W-2 se utiliza para reportar los salarios ganados por los empleados y los impuestos que fueron retenidos de sus cheques de pago. También reporta el impuesto del Seguro Social (también conocido como el impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro [FICA]) a la Administración del Seguro Social. El impuesto FICA tiene dos componentes, la parte correspondiente al Seguro Social y la parte correspondiente a Medicare, que se reportan por separado en el Formulario W-2 de impuestos.

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El Formulario de Impuestos W-2 es responsabilidad del empleador. Los empleadores están obligados a completar un Formulario W-2 para cada uno de sus empleados, y deben entregarlo a cada uno de ellos antes del 31 de enero del año natural. A continuación, los empleadores deben presentar los Formularios W-2 a la Administración del Seguro Social antes del último día de febrero (si la presentación se realiza por correo en papel) o del último día de marzo (si la presentación se realiza por vía electrónica). Los Formularios de Impuestos W-2 reportarán todos los salarios e impuestos de los empleados de ese negocio/compañía para el año calendario anterior.

Cómo completar el Formulario de Impuestos W-2: Instrucciones

La siguiente información ofrece un análisis línea por línea de cada componente del formulario de impuestos W-2, basado en el folleto de instrucciones del IRS.

Formulario W-2: Copias

El Formulario de Impuestos W-2 es un formulario de varias partes y tiene seis partes/copias:

• Copia A:Esta copia debe ser presentada a la Administración del Seguro Social por el empleador, ya sea electrónicamente o por correo.
• Copia 1:Esta copia la presenta el empleador al departamento de impuestos estatal, municipal o local (si es que lo hay).
• Copia B:Esta copia se entrega al empleado para que la presente junto con su declaración de impuestos sobre los ingresos federales (Formulario 1040).
• Copia C:Esta copia se entrega al empleado para que la guarde en sus registros. (Para mayor seguridad, esta copia debe conservarse durante al menos cuatro años).
• Copia D:Esta copia se la queda el empleador para que la guarde en sus registros. (Para mayor seguridad, esta copia debe conservarse durante al menos cuatro años).
• Copia 2:Esta copia se entrega al empleado para que la presente junto con sus declaraciones de impuestos sobre los ingresos estatales o locales (si es que las hay).

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Formulario W-2: Casillas con letras

El Formulario W-2 tiene seis casillas con letras (de la A a la F) que cubren la información de identificación del empleador y del empleado:

Casilla A: Número del seguro social del empleado – Tal y como aparece en su tarjeta del Seguro Social.

Casilla B: Número de identificación del empleador (EIN) – El número asignado por el IRS que se utilizó en la declaración de impuestos federales sobre el empleo del empleador.

Casilla C: Nombre, dirección y código postal del empleador – Tal como aparece en la declaración de impuestos federales sobre el empleo del empleador.

Casilla D: Número de control – (Opcional) Un número de código asignado por el software de procesamiento de nóminas de la compañía para identificar los W-2 individuales.

Casilla E: Nombre del empleado – Tal y como aparece en su tarjeta del Seguro Social.

Casilla F: Dirección y código postal del empleado – Puede ser una dirección anterior si el empleado se ha mudado recientemente.

Formulario W-2: Casillas numeradas

El Formulario W-2 tiene veinte casillas numeradas (de la 1 a la 20) que cubren los salarios y los impuestos:

Casilla 1: Salarios, propinas, otras compensaciones – Esta casilla debe mostrar el total de los salarios sujetos a impuestos, las propinas y otras compensaciones (por ejemplo, primas y prestaciones del seguro de vida colectivo) que el empleado recibió durante el año, antes de cualquier deducción de nómina.

Casilla 2: Impuesto federal sobre los ingresos retenido – Esta casilla reporta el total del impuesto federal sobre los ingresos que se retuvo de los cheques del empleado durante el año.

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Casilla 3: Salarios del Seguro Social – Esta casilla reporta el monto total de los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social del empleado, sin incluir las propinas del Seguro Social (casilla 7) y las propinas asignadas (casilla 8). El total de las casillas 3 y 7 no puede exceder el monto gravable máximo de $132,900 (base salarial del Seguro Social 2019). La casilla 3 también debe incluir: las primas de contratación, el costo gravable del seguro de vida colectivo de más de $50,000 (también incluido en la casilla 1), el costo de las primas del seguro de accidente y médico para el 2% o más de los empleados accionistas pagadas por una corporación S (si no son excluibles), las contribuciones del empleado y del empleador no excluibles a una MSA o HSA (que no se hicieron a través de un plan de cafetería), las contribuciones del empleado a una cuenta de jubilación SIMPLE y los beneficios por adopción.

Casilla 4: Impuestos del Seguro Social retenidos – Esta casilla reporta el monto total del impuesto del Seguro Social que fue retenido de los cheques del empleado durante el año, incluyendo el impuesto del Seguro Social sobre las propinas. El Seguro Social tiene una tasa fija del 6.2% del salario, hasta un monto gravable máximo de $132,900. Por lo tanto, el impuesto no debe superar los $8,239.80 para ningún individuo (6.2% × $132,900 = $8,239.80).

Casilla 5: Salarios y propinas de Medicare – Esta casilla reporta el monto total de los salarios y propinas sujetos al impuesto Medicare del empleado, que tiene una tasa fija del 1.45% sobre todos los ingresos. Los salarios y propinas sujetos al impuesto de Medicare son los mismos que los sujetos al impuesto del Seguro Social. Esta casilla puede incluir también las cotizaciones al 401k, las compensaciones diferidas y otras prestaciones. No existe un límite máximo para los salarios sujetos al impuesto de Medicare, por lo que no es raro que el monto de la casilla 5 sea superior al monto de la casilla 1 o de la casilla 3.

Casilla 6: Impuesto de Medicare retenido – Esta casilla reporta el monto total del impuesto Medicare que fue retenido de los cheques de pago del empleado durante el año. El impuesto Medicare tiene una tasa fija del 1.45% sobre todos los ingresos.

Casilla 7: Propinas para el Seguro Social – Esta casilla muestra el monto de los ingresos por propinas que el empleado reportó al empleador. Si no se reportaron propinas, esta casilla no tendrá ningún monto. (Nota: Estas propinas deben incluirse en las casillas 1 y 5. Y el total de las casillas 3 y 7 no debe superar los $132,900).

Casilla 8: Propinas asignadas – Esta casilla permite al empleador reportar cualquier ingreso adicional por propinas que no haya sido reportado por el empleado en la casilla 7, si las propinas de la casilla 7 están por debajo del porcentaje/monto requerido. El monto que figura en la casilla 8 no debe incluirse en las casillas 1, 3, 5 ó 7. Si un empleado ha asignado propinas que aparecen en su W-2, debe reportar esas propinas utilizando el Formulario de Impuestos 1040.

Casilla 10: Prestaciones por cuidado de dependientes – Esta casilla reporta el monto total de los gastos/servicios de cuidado de dependientes (por ejemplo, guarderías) que fueron pagados o proporcionados por el empleador durante el año a través de un programa de asistencia para el cuidado de dependientes. Aunque hasta $5,000 de los beneficios recibidos pueden ser excluidos de los ingresos de un empleado, el monto total de los beneficios pagados por el empleador debe ser reportado en la casilla 10, exceda o no los $5,000. Cualquier monto superior a $5,000 debe incluirse también en las casillas 1, 3 y 5 (dentro de las limitaciones aplicables).

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Casilla 11: Planes no calificados – Esta casilla reporta cualquier monto distribuido al empleado del plan de compensación diferida no calificada del empleador o del plan de pensiones no gubernamental. Este monto debe incluirse en la casilla 1 como parte de los ingresos gravables del empleado. La casilla 11 ayuda a determinar si alguna parte de los montos reportados en las casillas 1, 3 ó 5 son de un año anterior.

Casilla 12 (a, b, c, d): Códigos – Esta casilla reporta los aplazamientos, contribuciones e impuestos no cobrados con un código de una o dos letras (de la A a la HH), seguido de un monto en dólares. Las letras del código no tienen que corresponder con las letras de la casilla 12 (a, b, c, o d), y no se pueden reportar más de cuatro partidas en la casilla 12 del ejemplar A. Para reportar partidas adicionales en el ejemplar A, utilice un W-2 separado.

Casilla 13: Casillas para marcar – Esta sección ofrece tres casillas para marcar: Empleado estatutario, Plan de jubilación y Baja por enfermedad de terceros. Se debe revisar cualquiera de las que se apliquen al empleado.

Casilla 14: Otros – Esta casilla permite al empleador reportar cualquier información fiscal adicional, incluido el valor de un vehículo arrendado al empleado, impuestos estatales de seguro de incapacidad retenidos, cuotas sindicales, pagos de uniformes, primas de seguro médico deducidas, ingresos no gravables, pagos de asistencia educativa, subsidio y servicios públicos de la casa parroquial de un ministro y ciertas contribuciones a un plan de pensiones.

Casilla 15: Estado y número de identificación del empleador – Esta casilla muestra el estado del empleador (como abreviatura de dos letras) y el número de identificación del empleador (que le asigna el estado). Esta casilla puede utilizarse para dos estados, separados por la línea punteada.

Casilla 16: Salarios estatales, propinas, etc – Esta casilla reporta el monto total de los ingresos gravables que el empleado obtuvo en ese estado. Esta casilla puede utilizarse para reportar salarios de dos estados, separados por la línea punteada.

Casilla 17: Impuestos estatales sobre los ingresos – Esta casilla reporta el monto total de Impuestos estatales sobre los ingresos que fueron retenidos del salario del empleado (de la casilla 16). Esta casilla puede utilizarse para reportar los impuestos de dos estados, separados por la línea punteada.

Casilla 18: Salarios locales, propinas, etc. – Esta casilla reporta el monto total de los ingresos gravables del empleado que están sujetos a impuestos sobre los ingresos locales, de la ciudad u otros impuestos estatales. Esta casilla puede utilizarse para reportar salarios de dos localidades, separadas por la línea punteada.

Casilla 19: Impuesto local sobre los ingresos – Esta casilla reporta el monto total de los Impuestos estatales locales, municipales o de otro tipo que se retuvieron del salario del empleado (de la casilla 18). Esta casilla puede utilizarse para reportar los impuestos de dos localidades, separadas por la línea punteada.

Casilla 20: Nombre de la localidad – Esta casilla identifica la localidad para la que se retuvieron los impuestos.

Para más información, consulte Formulario de Impuestos W-2 del IRS e Instrucciones para el Formulario W-2..

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