Todo lo que debe saber sobre cómo obtener, utilizar y renovar su ITIN

¿Qué es un ITIN

Un Número de Identificación de Contribuyente Individual (ITIN) es un número de procesamiento de impuestos de nueve dígitos que comienza con un "9", utilizado por las personas para presentar una declaración de impuestos federal si no tienen (y no son elegibles por cualquier razón para obtener) un número de seguro social (SSN) o una tarjeta de seguro social.

Un ITIN es único para cada individuo, y siempre que lo utilice al menos una vez cada tres años, se mantiene actualizado (más adelante se hablará de la "regla de los tres años"). Este tipo de identificación suele denominarse "identificación del contribuyente", "identificación fiscal individual", "número de identificación del contribuyente individual" o "ITIN". Una vez que tenga un ITIN, tendrá que mantener al IRS al día con su dirección postal actual para que puedan enviarle avisos.

Muchos inmigrantes tienen ITIN. Pero no todos.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS) expide los ITIN a las personas que no tienen un SSN o que no pueden obtener uno debido a su estatus de extranjero. El IRS también emite ITINs a ciertos extranjeros no residentes que califican como residentes de Estados Unidos bajo la ley.

Normalmente, no puede presentar una declaración de impuestos en EE.UU. sin un número de seguro social. Sin embargo, no es necesario ser de EE.UU. para obtener ingresos y tener que presentar declaraciones de impuestos federales en EE.UU.

Ahí es donde entra un ITIN. Un ITIN es la alternativa para las personas que no tienen número de seguro social. Un ITIN no es un número de seguro social real, pero hace el trabajo de uno.

El ITIN va en el espacio en blanco de un SSN en una declaración de impuestos. Le identifica a usted, a su cónyuge (que puede ser un solicitante secundario), o a un dependiente sin SSN, en la declaración de la renta para que pueda presentar la declaración de la renta en línea y pagar los impuestos.

Pero también hace algunas otras cosas.

¿Cuál es el punto de un ITIN?

Tener un ITIN no sólo sirve para presentar una declaración de impuestos federales. Un ITIN también le da algo válido para poner en los formularios que necesitan un número de seguro social. He aquí algunos otros usos de un ITIN:

• Pagar facturas
• Abrir una cuenta bancaria
• Comprar una casa
• Conseguir un trabajo

En realidad, los ITIN son más comunes para las personas que trabajan en Estados Unidos pero viven fuera, en otro país. Además, un ITIN es requerido por los empleadores para pagar impuestos en nombre de los empleados, de la misma manera que usarían el número de seguro social de un empleado.

Una cosa importante a tener en cuenta: la obtención de un ITIN en sí misma no le autoriza a trabajar en los EE.UU. Un ITIN no es un sustituto de su visa. Tampoco le da derecho a las prestaciones del seguro social.

¿Necesita un ITIN?

Si necesita presentar una declaración de impuestos federales (o necesita dar a alguien un número de identificación fiscal federal) pero no tiene un número de seguro social (SSN), entonces sí, necesita un ITIN.

Según el IRS, necesitará un ITIN si es un:

• Extranjero residente o no residente que presente una declaración de impuestos federales de EE.UU., incluidos estudiantes, profesores o investigadores que reclamen una excepción.
• Cónyuge o dependiente de un extranjero residente en EE.UU. (lo que le convertiría en un solicitante secundario).
• Dependiente o cónyuge de un extranjero no residente con visa.
• Extranjero no residente que reclama un beneficio del tratado fiscal.

El Servicio de Impuestos Internos dice que no le importa dónde viva - siempre y cuando usted está presentando declaraciones de impuestos federales. Si tiene un número de identificación fiscal individual, debe presentar una declaración por cada ejercicio fiscal. Aunque no vivas en Estados Unidos, debes utilizar el formulario 1040EZ, el Anexo SE o el W-2G, dependiendo de si trabajas o recibes ingresos. También debe declarar los ingresos obtenidos en el extranjero en su declaración federal.

El IRS requiere que los individuos que reclaman ciertas exenciones reporten información sobre ellos mismos en sus declaraciones de impuestos. Esto incluye a los que reclaman dependientes, hijos, crédito por ingresos ganados, crédito por cuidado de niños, créditos por adopción, deducción de intereses de préstamos estudiantiles y deducciones por gastos médicos.

Si necesita un ITIN, tiene tres opciones por delante.

Todas ellas comienzan con la solicitud del formulario W-7 del IRS.

¿Cómo se obtiene un ITIN?

Para solicitar un ITIN, llene el formulario W-7 del IRS para comenzar. Necesitará la documentación de identificación original para probar su identidad y su estatus de extranjero. También puede utilizar copias certificadas de la agencia que emitió su documentación de identificación original. Siga cualquiera de las instrucciones del formulario W-7 impresas en el formulario más reciente.

¿Cómo lleno el formulario W-7?

Antes de empezar, asegúrese de obtener el formulario más reciente. Vaya a irs.gov/FormW7 . Es un formulario de una sola página del Departamento de Tesorería. Los formularios W-7 se actualizan, por lo que debe asegurarse de que está utilizando el formulario más reciente.

Después, reúna todos sus documentos originales, desde los certificados de nacimiento hasta la información de excepción del tratado. Llene toda la información que pueda en el formulario y deje todo lo demás en blanco.

Aquí tiene algunas instrucciones para llenar fácilmente el formulario W-7:

¿Es nuevo o está renovando? En la parte superior del formulario, marcará si está solicitando un nuevo ITIN o renovando su ITIN existente.

Motivo de la solicitud. A continuación, marcará el motivo por el que presenta el formulario. Estudie bien los motivos. Dependiendo de la opción que elija, es posible que tenga que presentar también una declaración de impuestos federales con su formulario W-7.

No tiene obligación de presentar la solicitud si es:

• Un extranjero no residente que reclama un beneficio de tratado fiscal.
• Recibir ingresos pasivos y necesitar un ITIN debido a la retención de terceros o a los beneficios del tratado fiscal.
• Pagar intereses hipotecarios sobre bienes inmuebles en los EE.UU. que están sujetos a un reporte de terceros.
• En una circunstancia especial que requiera un ITIN que no esté descrita en las otras opciones.

Todas las demás opciones incluyen que un extranjero no residente presente una declaración de impuestos y que un extranjero residente en EE.UU. presente una declaración de impuestos federales sobre los ingresos y busque obtener sus beneficios fiscales permitidos.

Identificarse a sí mismo. Introduzca su nombre (incluyendo un nombre anterior, si procede), su dirección en EE.UU., así como su dirección en el extranjero, fuera de EE.UU. También introducirá su fecha y lugar de nacimiento, así como cualquier tipo de visado y los números de identificación fiscal extranjeros.

Indique sus documentos. Marque las casillas del pasaporte, los permisos de conducir, los documentos del USCIS y cualquier otro documento que se aplique a su situación. Si tiene tarjetas de identificación militar, lo marcará en la casilla "otros".

Ponga el ITIN que está renovando. Si quiere renovar su ITIN, lo indicará aquí y pondrá su nombre asociado a ese ITIN.

Marque su empresa o universidad. Los estudiantes extranjeros y los no residentes en EE.UU. contratados introducen sus datos en esta sección.

Reúna documentos adicionales. También tendrá que demostrar que es elegible para un ITIN con documentación actualizada de su estatus de extranjero. Por ejemplo, es posible que tenga que proporcionar una copia de su pasaporte, certificado de nacimiento o cualquier documento de naturalización. Vea a continuación una lista de documentos aceptables.

Esos documentos originales son muy valiosos y es posible que no quiera enviarlos por correo. Solicitar un ITIN no tiene por qué poner en peligro sus documentos de identidad originales.

Tenga en cuenta que obtener un nuevo ITIN del IRS puede llevar hasta siete semanas. Repasemos sus opciones, primero la más rápida.

Puede obtener un ITIN en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS.

Si se encuentra en Estados Unidos, utilice Google Maps o el localizador de oficinas del IRS para encontrar la sucursal más cercana. Luego llame y concierte una cita. Puede preguntar sobre los documentos que necesitará.

Empaque toda su documentación original de identificación, documentación de estatus extranjero, pasaportes, etc. También querrá llevar un formulario W-7 de solicitud llenado lo mejor posible. Luego empaque su almuerzo.

Espere una cita profesional y exhaustiva. Concertar una cita con antelación es una de las mejores maneras de acelerar su proceso. Y lo que es más importante, una cita en persona mantiene su documentación fuera del correo y en sus manos. Si se aprueba, el IRS le enviará por correo el nuevo ITIN.

Puede obtener un ITIN de un Agente de Aceptación de Certificaciones autorizado por el IRS.

Como su nombre indica, estos lugares están autorizados a tramitar su documentación como si fueran una sucursal del IRS. También tienen otra ventaja: muchos están situados fuera de los Estados Unidos. Al igual que una cita en persona con el IRS, esta cita procesará sus documentos originales y la documentación sobre el estatus de extranjero sin que tenga que enviarlos por correo.

Puede obtener un ITIN por correo.

Para que lo entienda, esto significa que va a enviar por correo su prueba de identidad original, sus documentos de estatus de extranjero originales, sus documentos de identificación originales (o copias certificadas del organismo emisor). Y es posible que no los vea hasta dentro de 14 semanas como mínimo. Sí, eso es al menos el doble de tiempo de espera para un ITIN que si hiciera una cita en persona.

Por lo tanto, si está seguro de que quiere optar por obtener su ITIN a través del correo, tomaría su documentación y la solicitud del Formulario W-7 y los enviaría por correo a:

Internal Revenue Service
Austin Service Center
ITIN Operation
P.O. Box 149342
Austin, TX 78714-9342

La agencia le enviará los originales (o las copias) a la dirección que haya puesto en su formulario W-7. Puede incluir un sobre prepagado de correo exprés o de mensajería para acelerar su devolución, pero debe dejar pasar 14 semanas antes de preocuparse por sus documentos originales.

Después de 14 semanas, si no ha recibido su documentación, puede llamar al número de teléfono del IRS para el ITIN:

800-908-9982 (Estados Unidos) ó 267-941-1000 (internacional, no gratuito)

¿Por qué tarda tanto la renovación de mi ITIN?

Aunque 14 semanas parecen mucho tiempo, es el protocolo habitual si envía su renovación por correo. Incluso en persona, puede enfrentarse a varias semanas de espera. Durante las temporadas no altas, el IRS puede tardar siete semanas en procesar su solicitud del formulario W-7. El último y peor momento posible para presentar su solicitud del formulario W-7 es en enero, si su plazo para presentar la declaración de impuestos federales es en abril. Entre el 15 de enero y el 30 de abril, puede tardar 11 semanas.

¿Cuándo debe solicitar un ITIN?

Lo ideal es que solicite un ITIN meses antes de abril del próximo año. Puede solicitar su ITIN en cualquier momento del año fiscal en el que crea que puede necesitar presentar una declaración de impuestos federales.

Tenga esto en cuenta: El IRS es una agencia minuciosa, no rápida. Solicitarlo con antelación evita que cualquier problema paralice su declaración de impuestos federales. Y si su Formulario W-7 se presenta con una declaración de impuestos federales tardía, puede deber intereses, penalizaciones o ambos.

¿Cómo puedo demostrar la identidad y el estatus de extranjero para mi ITIN?

Las siguientes son pruebas de identidad y/o estatus de extranjero que puede mostrar para obtener su ITIN:

• Su pasaporte, que demuestra su estatus de extranjero y su identidad al mismo tiempo. El pasaporte es el único documento de identificación original que puede hacer ambas cosas para el IRS.
• Una tarjeta de identificación nacional que muestre su foto, nombre, dirección actual, fecha de nacimiento y una fecha de caducidad.
• Su licencia de conducir estadounidense o tarjeta de identificación estatal.
• Una licencia de conducir extranjera.
• Una tarjeta de identificación de personal militar estadounidense.
• Una tarjeta de identificación de personal militar extranjero.
• Una tarjeta de registro de votante extranjera.
• Su visa.
• Su identificación con foto del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS).
• Certificado de nacimiento civil, que se requiere para cualquier dependiente menor de 18 años.
• Historial médico para los dependientes menores de 6 años.
• Registros escolares para los dependientes menores de 14 años (o 18 si son estudiantes).

Y sólo necesita dos de los anteriores para cumplir con los requisitos de los documentos. En general, es mejor llevar todo lo que tenga. El IRS aceptará 13 tipos de documentos como prueba de identidad y estatus de extranjero. Ahora bien, cada documento debe ser actual y contener una fecha de caducidad, o al menos ser emitido dentro de los 12 meses de su solicitud.

¿Cómo puedo mostrar una prueba de residencia para mis dependientes?

Un documento requerido para los dependientes puede parecer estresante, pero tenga en cuenta que la agencia aceptará más documentos con el fin de verificar la residencia de esos jóvenes solicitantes.

Los documentos para los dependientes varían en función de su edad. Si tienen 5 años o menos, los siguientes documentos probarán la residencia:

• Visa de EE.UU.
• Historial médico estadounidense, incluido el certificado de nacimiento
• Expediente escolar de EE.UU.
• Identificación estatal de EE.UU. con el nombre del solicitante y su dirección actual.

Si sus dependientes tienen entre 6 y 17 años, la prueba de residencia se puede demostrar con:

• Expediente escolar de EE.UU.
• Tarjeta de identificación estatal de EE.UU.
• Visa de EE.UU.
• Una licencia de conducir con el nombre del solicitante y su dirección actual en EE.UU.

Si sus dependientes tienen 18 años o más, tiene muchas más opciones para probar su residencia, incluyendo:

• Expediente escolar de EE.UU.
• Declaraciones de renta.
• Facturas de servicios públicos.
• Estados de cuenta bancarios
• Visa de EE.UU.
• Tarjeta de identificación estatal de EE.UU.
• Licencia de conducir con el nombre del solicitante y su dirección actual en EE.UU.

¿Cómo puedo utilizar mi ITIN para presentar mis declaraciones de impuestos federales?

Ponga su ITIN en el espacio destinado al número de seguro social. Es así de fácil. El IRS expide los ITIN a las personas que no tienen un número de seguro social y necesitan presentar una declaración de impuestos federales. La mejor pregunta es "¿Por qué presentar los impuestos con un ITIN?".

En primer lugar, presentar sus declaraciones de impuestos federales es una señal de buen carácter moral en los casos de inmigración. Si tiene un ITIN, es posible que no se dirija a inmigrar a los EE.UU. Pero si lo hace, utilizar su ITIN y completar todos los formularios de impuestos del IRS necesarios puede impulsar su caso.

¿Se pueden reclamar créditos fiscales con un ITIN?

Primero, digamos esto: no se puede reclamar el crédito fiscal sobre los ingresos (EITC) si se utiliza un ITIN. Un ITIN no cumple los requisitos para ese crédito fiscal, pero eso no debe desanimar a los solicitantes a buscar un nuevo ITIN o a renovar uno.

Sin embargo, hay muchos beneficios fiscales permitidos que puede reclamar.

1. El crédito fiscal por hijos, si sus hijos que reúnen los requisitos tienen número de seguro social. (Su cónyuge puede tener un ITIN o un SSN).
2. El Crédito para Otros Dependientes, para cualquier pariente que sea dependiente, incluyendo a los niños con un ITIN que hubieran calificado para el Crédito Tributario por Hijo. Nota: No es reembolsable, lo que significa que sólo reduce sus ingresos sujetos a impuestos.
3. El crédito de reembolso por recuperación, si no recibió un tercer cheque de estímulo en el año fiscal 2021.
4. El crédito para el cuidado de niños y dependientes, por cualquier cuidado de niños o adultos que haya necesitado para su trabajo (o mientras buscaba un trabajo).
5. El Crédito Fiscal de la Oportunidad Americana, para los gastos universitarios en los primeros cuatro años de una educación post-secundaria.
6. El crédito de aprendizaje permanente, otro crédito no reembolsable para reducir los costos de cualquier gasto de educación post-secundaria, incluyendo de capacitación laboral. (No es sólo para estudiantes universitarios).

¿Cómo renuevo mi ITIN?

El IRS se comunicará activamente con usted sobre su ITIN y sobre cuándo debe renovarlo. Su ITIN caducará (y el número se desactivará) si no lo ha utilizado al menos una vez en los últimos tres años. Cuando presente su declaración de impuestos federales, sólo tiene que adjuntar el formulario W-7 para renovar su ITIN.

Volverá a utilizar el formulario W-7, esta vez marcando una renovación en lugar de una nueva solicitud. También tendrá que proporcionar cualquier documento original de apoyo válido o copias certificadas de esos documentos para acompañar su solicitud de renovación del Formulario W-7. Revise el Formulario W-7 actualizado para conocer los requisitos particulares.

Y tiene las mismas tres opciones de renovación que cuando solicitó un nuevo ITIN:

• Acudir a cualquier sede del Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS.
• Visite a un Agente de Aceptación Certificador local
• Si se siente cómodo enviando el original o las copias certificadas de su estatus de extranjero, los documentos de identificación y otros documentos justificativos, puede enviar su solicitud de renovación del formulario W-7 a:

Internal Revenue Service
ITIN Operation
P. Apartado de correos 149342
Austin, TX 78714-9342

La renovación de su ITIN no cambia el número. Al igual que el número del seguro social, cada ITIN está asociado a cada individuo, a menos que el ITIN sea revocado.

¿Cómo renuevo mi ITIN en línea?

No puede renovar su ITIN en línea con el IRS. Acudir en persona a un centro de asistencia al contribuyente o con un agente certificador de aceptación es el método más rápido para terminar el proceso de solicitud.

¿Cómo se renuevan los ITIN de mi cónyuge e hijos?

En primer lugar, su cónyuge y sus dependientes son elegibles para un ITIN renovado si usted los reclama para un beneficio fiscal permitido (o si presentan sus propias declaraciones de impuestos federales).

Su preparador de impuestos los incluirá como solicitante secundario en el anexo o formulario relacionado con el beneficio fiscal permitido. Es de esperar que incluyan su propio formulario W-7 con la declaración de impuestos federales.

Ahora, si su cónyuge y sus dependientes no van a ser reclamados entre 2018 y 2025, no son elegibles para un número ITIN.

¿Qué ocurre si mi ITIN expira?

Nada especial. Habrá recibido un aviso y una carta del IRS diciéndole que la agencia sabe que su número está expirando.

En primer lugar, su número no se reasigna. Está dedicado a usted, del mismo modo que un número del seguro social está asociado a una persona concreta. En cambio, cuando su ITIN expira, el número se desactiva y espera hasta que usted necesite renovarlo para efectos de impuestos federales.

Si finalmente ha conseguido su número del seguro social, ¿necesita renovar su ITIN?

En primer lugar, le felicitamos por haber obtenido su número del seguro social. Ahora, ha terminado de usar su ITIN. El IRS recomienda ponerse en contacto con su agencia directamente para informarle de que ha cambiado su estatus de declaración de impuestos y ya no necesita su ITIN existente. Si su ITIN va a expirar, déjelo.

No renueve su ITIN con un formulario W-7 si tiene su número del seguro social. En su lugar, notificar al IRS combinará sus registros de ITIN con su nuevo SSN, evitando que cualquier otra persona utilice sus números personales en sus registros.

Sin embargo, si no cambia su estatus de declaración de impuestos con el IRS, podría causar un retraso en el procesamiento de su declaración de impuestos federales. ¿Y por qué iba a utilizar su antiguo ITIN cuando tiene un número del seguro social perfectamente bueno?

¡Espera! ¿No puede el gobierno rastrear a los inmigrantes indocumentados con un ITIN?

No, no es así como funcionan los ITIN. En primer lugar, un ITIN no es una prueba de que usted sea ciudadano o residente permanente legal de los Estados Unidos. De hecho, ni siquiera prueba que usted viva legalmente en los EE.UU. A menudo, es lo contrario.

Aunque el IRS no da a conocer las cifras oficiales de cuántos ITIN existen o quiénes los utilizan, basta con ver cómo se utilizan los ITIN para darse cuenta de que seguir un ITIN sería una forma ineficaz de rastrear a los inmigrantes de cualquier tipo.

Su ITIN funciona como una alternativa al número del seguro social. Eso es todo. Utilizar un ITIN en una solicitud de empleo o en su declaración de impuestos federales sólo significa que forma parte de un gran grupo de personas que trabajan en EE.UU. y pagan impuestos a este país, incluidos millones de personas que nunca planean emigrar a EE.UU. Piense en las celebridades nacidas en el extranjero que hacen películas en suelo estadounidense para estudios cinematográficos con sede en EE.UU. Sí, muchos actores del Universo Cinematográfico Marvel tienen ITIN y presentan declaraciones de impuestos federales. Y también lo hacen los dependientes de mucho personal militar.

En resumidas cuentas, el ITIN no proporciona al IRS ninguna forma de rastrear a los inmigrantes indocumentados. Además, el IRS no recoge datos sensibles sobre las declaraciones de impuestos presentadas con un número de identificación del contribuyente individual (ITIN). Esto incluye números de cuentas bancarias, números de tarjetas de crédito o cualquier otra cosa que pueda identificar al contribuyente. Las leyes federales protegen la información de los contribuyentes para que no sea compartida con otras organizaciones gubernamentales. Pero no es sólo la sección 6103 del Código de Impuestos Internos la que le protege.

Su privacidad también es de interés para el IRS.

Aunque sea difícil de entender, el IRS quiere mantener la información de los contribuyentes en privado. Al IRS (y al Departamento de Tesorería en general) sólo le importa cobrar. Mantener la confianza en cada contribuyente es vital para que los ingresos fiscales sigan fluyendo. Después de todo, cada contribuyente da mucha información al IRS, desde los números de las cuentas bancarias hasta los papeles del estatus de extranjero, pasando por la participación en los tratados y los títulos de trabajo embarazosos. Mantener esa información en privado permite al IRS trabajar directamente con usted sin preocuparse por la interferencia de otras ramas del gobierno, lo que molesta sus operaciones ordenadas.

La única vez que el IRS compartiría información con otras organizaciones gubernamentales es a partir de un proceso específico y práctico. El IRS tendría que recibir la orden de compartir información por parte de un juez de la corte federal en un caso específico de investigación criminal no tributaria. Es una situación rara, y a propósito.

Vivo en el estado de Nueva York y necesito mi ITIN para tener derecho al Fondo de Trabajadores Excluidos. ¿Puede el IRS acelerar su tramitación?

El IRS trabaja constantemente en las solicitudes y la tramitación del ITIN. Sin embargo, la agencia entiende la urgencia. El fondo de Trabajadores Excluidos está dando cheques de sustitución de ingresos para aquellos que están excluidos del desempleo, normalmente por su estatus de inmigración. Y para participar en el fondo se requiere un ITIN válido.

Para apoyar a los residentes en Nueva York, el IRS estableció centros de asistencia al contribuyente en el estado para ayudar a los solicitantes a proporcionar su documentación. De nuevo, enviar sus documentos originales por correo es la forma más lenta de obtener su ITIN. Esos centros están autorizados a revisar sus documentos originales en persona, así que puede guardarlos. Los únicos documentos que no pueden revisar son los registros escolares o médicos.

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