Información para el formulario W-2 del IRS

El formulario W-2 del IRS, que forma parte de la "serie W" de formularios fiscales, es una declaración federal de salarios e impuestos que consta de seis partes. Informa de los salarios ganados por los empleados y de los impuestos retenidos de sus nóminas. También declara el impuesto de la Seguridad Social, también conocido como impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA), a la Administración de la Seguridad Social. El impuesto FICA tiene dos componentes -la parte correspondiente a la Seguridad Social y la parte correspondiente a Medicare- que se declaran por separado en el formulario W-2 de impuestos.

El formulario W-2 de impuestos es responsabilidad del empleador. Los empresarios están obligados a cumplimentar un formulario W-2 para cada uno de sus empleados, y deben entregárselo antes del 31 de enero.^st del año natural. A continuación, los empresarios deben presentar los Formularios W-2 a la Administración de la Seguridad Social antes del último día de febrero (si se presentan por correo postal) o del último día de marzo (si se presentan electrónicamente). Los Formularios W-2 declararán todos los salarios e impuestos de los empleados de ese negocio/empresa correspondientes al año natural anterior.

La siguiente información proporciona un análisis línea por línea de cada componente del formulario W-2 del IRS, basado en el folleto de instrucciones del IRS de 2009.

El formulario W-2 tiene 6 copias/partes:

• Copia A: Esta copia debe ser presentada a la Administración de la Seguridad Social por el empresario, ya sea por vía electrónica o por correo.
• Copia B: Esta copia se entrega al empleado para que la archive en su federal declaración de la renta (por ejemplo, los modelos 1040, 1040A o 1040EZ).
• Copia C: Esta copia se entrega al trabajador para que la conserve (para mayor seguridad, debe conservarse durante al menos cuatro años).
• Copia D: El empresario conservará este ejemplar para su archivo.
• Ejemplar 1: Esta copia la presenta la empresa al departamento de hacienda estatal, municipal o local del trabajador (si lo hay).
• Copia 2: Esta copia se entrega al empleado para que la archive en su estatal o local declaraciones de la renta (si las hubiera).

El formulario W-2 tiene 6 casillas con letras (de la A a la F) que cubren la información de identificación del empleador y del empleado:

• Casilla A: Número de seguridad social del empleado ? Tal y como aparece en su tarjeta de la seguridad social.
• Casilla B: Número de identificación del empleador (EIN) ? El número asignado por el IRS, que se utilizó en la declaración del impuesto federal de empleo del empleador.
• Casilla C: Nombre, dirección y código postal de la empresa ? Tal y como aparece en la declaración de la renta del empresario.
• Casilla D: Número de control ? Opcional; Un número de código asignado por el software de procesamiento de nóminas de la empresa para identificar los W-2 individuales.
• Casilla E: Nombre del empleado ? Tal y como aparece en su tarjeta de la seguridad social.
• Casilla F: Dirección y código postal del empleado ? Puede ser una dirección anterior si el empleado se ha mudado recientemente.

El formulario W-2 tiene 20 casillas numeradas (1 a 20) que cubren salarios e impuestos:

Recuadro 1: Salarios, propinas, otras compensaciones ? En esta casilla debe figurar el total del salario imponible, las propinas y otras retribuciones (por ejemplo, primas y prestaciones del seguro de vida colectivo) que el empleado percibió durante el año, antes de cualquier deducción de la nómina.

Recuadro 2: Impuesto federal sobre los ingresos retenido ? En esta casilla se indica el total del impuesto federal sobre la renta que se retuvo de las nóminas del empleado durante el año. (Nota: El empleador no debe deducir de los salarios ningún anticipo. Crédito Fiscal por Ingresos Ganados (EITC) pagos efectuados al trabajador).

Casilla 3: Salarios del Seguro Social ? En esta casilla se consigna el importe total de los salarios sujetos al impuesto de la Seguridad Social de los trabajadores, sin incluir las propinas de la Seguridad Social (casilla 7) ni las propinas asignadas (casilla 8). La cifra consignada en esta casilla no puede superar la base imponible máxima de $106.800. La casilla 3 también debe incluir: primas de contratación, el coste imponible del seguro de vida colectivo superior a 50.000 euros (también incluido en la casilla 1), prestaciones por adopción, aportaciones del empleado a una cuenta de jubilación SIMPLE, aportaciones del empleado y del empleador no excluibles a una MSA o HSA (que no se hayan realizado a través de un plan de cafetería) y el coste de las primas del seguro de accidente y enfermedad para 2% o más accionistas-empleados pagadas por una sociedad S (si no son excluibles).

Casilla 4: Impuestos del Seguro Social retenidos ? En esta casilla se indica el importe total del impuesto de la Seguridad Social que se retuvo de las nóminas del empleado durante el año, incluido el impuesto de la Seguridad Social sobre las propinas. (Nota: A este importe no deben restarse los pagos anticipados del EIC que se hayan efectuado al empleado). El impuesto de la Seguridad Social tiene un tipo fijo del 6,2% del salario, hasta una base imponible máxima de $106.800. Por lo tanto, el impuesto no debe superar $6.621,60 por persona física (6,2% × $106.800 = $6.621,60).

Casilla 5: Salarios y propinas de Medicare ? Esta casilla informa del importe total de los salarios y propinas sujetos al impuesto de Medicare del empleado, que tiene un tipo fijo del 1,45% sobre todos los ingresos. Esta casilla también puede incluir las contribuciones 401k, la compensación diferida y otros beneficios. No existe un límite máximo para los salarios sujetos al impuesto de Medicare, por lo que no es raro que el importe de la casilla 5 sea superior al de las casillas 1 ó 3.

Casilla 6: Impuesto de Medicare retenido ? Esta casilla informa del importe total del impuesto de Medicare que se retuvo de las nóminas del empleado durante el año. El impuesto Medicare tiene un tipo fijo de 1,45% sobre todos los ingresos. (Nota: A este importe no deben restarse los pagos anticipados del EIC que se hayan efectuado al empleado).

Casilla 7: Propinas para el Seguro Social ? Esta casilla muestra el importe de los ingresos por propinas que el empleado declaró al empresario. Si no se declararon propinas, esta casilla no tendrá importe. (Nota: Estas propinas deben incluirse en las casillas 1 y 5. Y el total de las casillas 3 y 7 no debe superar $106.800).

Casilla 8: Propinas asignadas ? Esta casilla permite al empresario declarar cualquier ingreso adicional por propinas que no haya sido declarado por el empleado en la casilla 7, si las propinas de la casilla 7 son inferiores al porcentaje/importe exigido. La cantidad indicada en la casilla 8 no debe incluirse en las casillas 1, 3, 5 o 7. Si un empleado ha asignado propinas que aparecen en su W-2, debe informar de esas propinas utilizando Formulario 1040 ' no pueden utilizar Formularios 1040A o el 1040EZ.

Casilla 9: Pago anticipado del EIC ? Esta casilla indica el importe total de los pagos anticipados del EIC recibidos por el empleado y pagados por el empresario. Esto sólo se aplicará a los empleados que presentaron el formulario W-5 (Earned Income Credit Advance Payment Certificate), y estos pagos anticipados se reembolsarán en el formulario 1040 o 1040A del empleado.

Casilla 10: Prestaciones por cuidado de dependientes ? Esta casilla informa de la cantidad total de gastos de dependencia/servicios (por ejemplo, guarderías) pagados o proporcionados por el empleador durante el año, a través de un programa de asistencia para el cuidado de dependientes. Aunque hasta $5.000 de las prestaciones recibidas pueden excluirse de los ingresos de un empleado, el importe total de las prestaciones pagadas por el empleador debe declararse en la casilla 10, tanto si supera $5.000 como si no. Los importes superiores a $5.000 también deben incluirse en las casillas 1, 3 y 5 (dentro de los límites aplicables).

Casilla 11: Planes no calificados ? En esta casilla se declaran los importes distribuidos al asalariado procedentes del plan de retribución diferida no cualificada o del plan de pensiones no gubernamental de la empresa. Esta cantidad debe incluirse en la casilla 1 como parte de la renta imponible del empleado. La casilla 11 ayuda a determinar si alguna parte de las cantidades declaradas en las casillas 1, 3 o 5 son de un año anterior.

Casilla 12 (a, b, c, d): Códigos ? En esta casilla se consignan los aplazamientos, las contribuciones y los impuestos no recaudados con un código de una o dos letras (de la A a la BB), seguido de un importe en dólares. Las letras del código no tienen por qué coincidir con las letras de la casilla 12 (a, b, c o d), y no se pueden declarar más de cuatro elementos en la casilla 12 del ejemplar A. Para declarar elementos adicionales en el ejemplar A, utilice un W-2 aparte.

Casilla 13: Casillas para marcar ? Esta sección ofrece tres casillas de verificación: Empleado estatutario, Plan de jubilación y Baja por enfermedad de terceros. Debe marcarse cualquiera de las que se apliquen al empleado.

Casilla 14: Otros ? Esta casilla permite al empresario declarar cualquier información fiscal adicional, incluido el valor de un vehículo alquilado al empleado, las cuotas sindicales, las primas del seguro de enfermedad pagadas por el empresario y las ayudas para la matrícula, así como determinadas aportaciones a un plan de pensiones.

Casilla 15: Estado y número de identificación del empleador ? Esta casilla muestra el estado del empleador (como abreviatura de dos letras) y el número de identificación estatal del empleador (que le asigna el estado). Esta casilla puede utilizarse para dos estados, separados por la línea discontinua.

Casilla 16: Salarios estatales, propinas, etc ? Esta casilla indica el importe total de los ingresos imponibles obtenidos por el trabajador en ese Estado. Esta casilla puede utilizarse para declarar salarios de dos estados, separados por la línea discontinua.

Casilla 17: Impuestos estatales sobre los ingresos ? Esta casilla informa de la cantidad total de impuesto estatal sobre la renta que se retuvo del salario del empleado (de la casilla 16). Esta casilla puede utilizarse para declarar los impuestos de dos estados, separados por la línea discontinua.

Casilla 18: Salarios locales, propinas, etc. ? Esta casilla informa del importe total de los ingresos imponibles del empleado que están sujetos a impuestos sobre la renta locales, municipales o de otros estados. Esta casilla puede utilizarse para declarar salarios de dos localidades, separadas por la línea discontinua.

Casilla 19: Impuesto local sobre los ingresos ? Esta casilla indica el importe total de los impuestos locales, municipales o de otro tipo. impuestos estatales que se retuvo del salario del empleado (de la casilla 18). Esta casilla puede utilizarse para declarar los impuestos de dos localidades, separadas por la línea discontinua.

Casilla 20: Nombre de la localidad ? Esta casilla identifica la localidad para la que se han retenido los impuestos.

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