Formularios W-3: Todo lo que los empresarios deben saber

 

¿Cómo sabe la Seguridad Social cuál era el salario de sus empleados?

Esa es la pregunta clave cuando se analiza la diferencia entre los formularios W-2 y W-3.

¿No trabajan con el Servicio de Impuestos Internos? Sí, es el mismo gobierno, y usted podría pensar que la SSA recoge esa información de los impuestos federales sobre la renta de todo el mundo. Sin embargo, el IRS se toma muy en serio la privacidad del contribuyente. El proceso del Formulario W-2 no incluye el envío de una copia a las agencias gubernamentales que no están involucradas en el procesamiento de la información de los impuestos federales sobre la renta.

En cambio, es responsabilidad suya o del departamento fiscal de su empresa notificar a la Administración de la Seguridad Social los salarios imponibles y las retenciones fiscales que incluyen la Seguridad Social.

En general, el formulario W-3 es una declaración recapitulativa que muestra los totales de todos los impuestos. Formularios W-2 individuales de los empleados.

Instrucciones para el formulario W-3

Rellenar el formulario W-3 no es tan difícil como parece a primera vista. El número de control, que se encuentra en la casilla A, es opcional.

La casilla B es donde debe marcar cómo paga los impuestos sobre el trabajo. La mayoría de las empresas pagan mediante el formulario 944 o el 941.

En la casilla C se incluye el número total de W-2 que se declaran y se incluyen.

Preste especial atención a las casillas E, F y G, ya que se utilizan con fines administrativos. Aquí es donde incluirá su número de identificación patronal, razón social y dirección.

En las casillas 1 a 14, introduzca los totales de todos los W-2 correspondientes a esa categoría concreta. Por ejemplo, en la casilla 1 se pide el total de salarios, propinas y otras compensaciones. La casilla 10 corresponde a las prestaciones por cuidado de dependientes y la siguiente a los planes no cualificados. Esta parte del formulario se parece bastante al formulario de impuestos W-2.

Las casillas 15 a 18 son los totales de todos los impuestos estatales sobre la renta y las retenciones del formulario W-2.

Para finalizar el proceso, debe firmar su formulario de impuestos W-3.

Transmisión de sus impuestos Formulario W-3: Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos

El formulario de impuestos W-3 es una transmisión que se remite a la Administración de la Seguridad Social, en la que figuran los ingresos totales, los salarios de Medicare, los salarios de la Seguridad Social y las retenciones de todos los empleados que abarcan todo el año.

La Administración de la Seguridad Social exige que se les envíe el formulario W-3 a más tardar a finales de febrero. Junto con esto, también requieren copias de los Formularios W-2 para todos los empleados.

Para garantizar la exactitud, los totales del formulario de impuestos W-3 deben ser iguales al total de todos los formularios W-2 presentados.

Las copias en papel del formulario W-3 pueden enviarse por correo a la dirección legal de la SSA:

• Administración de la Seguridad Social
• Centro de operaciones de datos
• Wilkes-Barre, PA 18769-000

No se entusiasme con la idea de pagar gastos de envío en época de impuestos. Si tiene que enviar 250 o más formularios W-2, el IRS exige la presentación electrónica. Los servicios empresariales para el IRS y la SSA facilitan el cumplimiento de los formularios de impuestos sobre el empleo. Dependiendo de su software de impuestos, es posible que pueda cargar los archivos de salarios directamente en el portal de Servicios Empresariales en Línea (BSO) de la SSA.

¿Cuál es la diferencia entre los formularios W-2 y W3?

Empleados y empresarios tienen responsabilidades de declaración. Los empleados reciben un formulario W-2 de su empleador y lo utilizan para hacer su declaración de la renta personal.

Por otro lado, los empresarios utilizan el Formulario W-3 para informar de los ingresos combinados de los empleados a Hacienda y a la Administración de la Seguridad Social. Por lo general, su software de nóminas generará automáticamente un formulario W-3, pero es conveniente que compruebe que todos los datos empresariales de sus archivos salariales son correctos.

¿Quién presenta el formulario W-3?

Toda empresa obligada a presentar el formulario W-2 debe presentar el formulario W-3.

La respuesta larga es que la mayoría de los empresarios de EE.UU. tienen que presentar un W-3. El formulario W-2 es necesario después de pagar a un empleado más de $600 en salarios en un año determinado, si el empleador retiene o no los ingresos o impuestos de los salarios de un empleado. Tienen que presentar un W-3 por cada formulario W-2 que envíen a un empleado.

¿Tengo que adjuntar los W-2 al Formulario de Impuestos W-3 o los envío por separado?

Está obligado a presentar ambos formularios fiscales al mismo tiempo. Por esta razón, tendrá que hacer todo el trabajo de preparación en consecuencia. En otras palabras, no puede enviar el Formulario de Impuestos W-3 en enero y sus W-2 al mes siguiente. La Administración del Seguro Social quiere toda esta información al mismo tiempo.

Antes de enviar estos formularios de impuestos, asegúrese de que sus cifras e información son correctas. Los totales del formulario W-3 deben ser iguales a las cantidades de sus formularios W-2. Y, por supuesto, compruebe que su nombre, dirección legal y número de identificación patronal son correctos. Y, por supuesto, compruebe dos veces la exactitud de su nombre, dirección legal y número de identificación patronal.

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