Form 945 is used specifically to report federal income tax withheld from non-payroll payments, like pensions, IRAs, gambling winnings, or backup withholding on interest and dividends.
It’s filed annually, not quarterly like payroll forms, and it’s usually due by January 31 of the following year. So for 2024 payments, Form 945 is due January 31, 2025.
Form 945 is separate from forms like 941 or 944 because it’s only for withholding that doesn’t involve regular wages or employee compensation.
Even if you’ve already filed other payroll forms, you still need to file Form 945 if you had any non-payroll tax withholding during the year. It’s not optional if the withholding happened.
Electronic filing is available and often recommended, especially for businesses with multiple reporting obligations. The IRS encourages e-filing to reduce errors and speed up processing.
¿Juega con impuestos no retenidos en la nómina? Tome el Formulario 945 en su lugar.
El Formulario 945, Declaración anual del impuesto federal sobre los ingresos retenido, es un formulario de impuestos utilizado por las empresas para reportar el impuesto federal sobre los ingresos retenido de varios pagos que no son de nómina. Su propósito es asegurar que se retenga y pague el monto apropiado del impuesto federal sobre los ingresos al Servicio de Impuestos Internos (IRS) por este tipo de pagos.
Nonpayroll payments that are subject to reporting on Form 945 include pensions, military retirements, gambling winnings, and Indian gaming profits. Additionally, certain government payments, distributions from tax-favored retirement plans, and backup withholding are also included.
Es importante que los negocios reporten con exactitud estos pagos en el Formulario 945 ya que el no hacerlo puede resultar en penalizaciones o multas. Este formulario ayuda a los negocios a rastrear y conciliar el impuesto federal sobre los ingresos retenido de estos pagos no relacionados con la nómina a lo largo del año.
Al presentar el Formulario 945, los negocios deben proporcionar información sobre el tipo de pagos realizados, el monto retenido y la deuda de impuestos correspondiente. Esta información ayuda al IRS a asegurarse de que se recauda el monto adecuado del impuesto federal sobre los ingresos y a asignarlo correctamente. Dado que el formulario requiere un EIN, no utilice su número de seguro social ni el número de identificación fiscal de los individuos.
In summary, Form 945 is used to report withheld federal income tax from various nonpayroll payments such as pensions, military retirements, gambling winnings, and Indian gaming profits. It ensures that businesses accurately report and pay the appropriate amount of federal income tax to the IRS for these types of payments.
¿Quién presenta el Formulario 945 del IRS?
El Formulario 945 del IRS es presentado por empleadores o propietarios de pequeños negocios para reportar el impuesto federal sobre los ingresos retenido de varios tipos de pagos. Es importante para rastrear y reportar con exactitud el monto de los impuestos retenidos por una variedad de razones, tales como pensiones, rentas vitalicias, planes de jubilación individual (IRA) y pagos no relacionados con la nómina.
Los empleadores que han retenido el impuesto federal sobre los ingresos de los salarios de sus empleados reportan esta información en el Formulario 941, mientras que el Formulario 945 está diseñado específicamente para reportar las retenciones del impuesto federal sobre los ingresos de los pagos no relacionados con la nómina. Estos pagos no relacionados con la nómina incluyen las jubilaciones militares, las ganancias por apuestas, los beneficios de los juegos de azar indios, así como las retenciones voluntarias sobre determinados pagos del gobierno.
Al completar el Formulario 945, los empleadores o propietarios de negocios deben identificar el tipo de pagos efectuados, el monto del impuesto federal sobre los ingresos retenido y la deuda de impuestos correspondiente. Esta información es crucial para que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) se asegure de que se recauda el monto correcto de impuestos federales sobre los ingresos y se asigna adecuadamente.
By filing Form 945 accurately and on time (skip paper returns for a faster process), businesses can avoid penalties or fines and maintain compliance with federal tax regulations. It is essential for employers and small business owners to understand their responsibility in filing Form 945 and reporting on your tax return.
¿Para qué sirve el Formulario 945?
El Formulario 945 del IRS desempeña un papel crucial a la hora de reportar y rastrear con exactitud el impuesto federal sobre los ingresos retenido de los pagos fuera de nómina y de las distribuciones de los planes de jubilación calificados. Este formulario sirve como una herramienta vital para empleadores y propietarios de negocios para asegurar que el monto correcto del impuesto federal sobre los ingresos es retenido y asignado apropiadamente.
El Formulario 945 está diseñado específicamente para reportar el impuesto federal sobre los ingresos retenido de varios tipos de pagos, incluyendo las jubilaciones militares, las ganancias de las apuestas y las ganancias de los juegos indios. Además, se utiliza para reportar retenciones voluntarias sobre ciertos pagos del gobierno. El formulario también cubre las distribuciones efectuadas a partir de planes de jubilación cualificados, como pensiones, rentas vitalicias y planes de jubilación individuales (IRA).
Es importante tener en cuenta que el IRS exige la presentación electrónica (e-filing) del Formulario 945 para determinados empleadores. Si un empleador tiene que presentar más de 250 declaraciones, está obligado a hacerlo electrónicamente. La presentación electrónica reduce las posibilidades de error y garantiza una tramitación y asignación más eficaz de los pagos de impuestos.
En resumen, el Formulario 945 del IRS sirve para reportar el impuesto federal sobre los ingresos retenido de los pagos fuera de la nómina y las distribuciones de los planes de jubilación calificados. Ayuda a los empleadores y propietarios de negocios a rastrear y reportar con precisión estas retenciones, asegurando el cumplimiento adecuado de las regulaciones fiscales. La presentación electrónica es obligatoria para ciertos empleadores, lo que promueve la exactitud y la eficiencia en el procesamiento de los pagos de impuestos.
La razón principal por la que puede necesitar llenar el formulario
La razón principal por la que los negocios pueden necesitar llenar el Formulario 945, "Declaración Anual del los Impuestos Federales sobre los Ingresos Retenidos", es para reportar el impuesto federal sobre los ingresos retenido de ciertos tipos de pagos. Este formulario es necesario cuando se trata de retenciones complementarias, retenciones del impuesto federal sobre los ingresos y pagos no relacionados con la nómina. De lo contrario, podría terminar con una fuerte deuda de impuestos federales.
La retención a cuenta se produce cuando el pagador retiene un porcentaje de los pagos efectuados a un beneficiario que no ha proporcionado un número de identificación de contribuyente válido. En estos casos, los negocios deben utilizar el Formulario 945 para reportar el monto de la retención adicional al IRS.
La retención del impuesto federal sobre los ingresos se aplica a diversos pagos, como pensiones, rentas vitalicias y planes de jubilación individuales (IRA). Si los negocios han efectuado estos pagos y han retenido de ellos el impuesto federal sobre los ingresos, se requiere el Formulario 945 para reportar estas retenciones con exactitud.
Los pagos no relacionados con la nómina, incluidas las jubilaciones militares y las ganancias por apuestas, también provocan la necesidad de presentar el Formulario 945. Cualquier negocio que haya hecho tales pagos y haya retenido el impuesto federal sobre los ingresos debe reportar esta información al IRS usando este formulario.
In addition to these scenarios, businesses must also use Form 945 to report other types of payments, such as distributions from tax-favored retirement plans. By properly reporting these withholdings, businesses ensure compliance with IRS regulations.
Cómo llenar el Formulario 945 del IRS, incluido cómo utilizar su EIN
El Formulario 945 del Servicio de Impuestos Internos se utiliza para reportar el impuesto federal sobre los ingresos retenido de los pagos que no son de nómina. Si usted es el propietario de un negocio o los individuos que hacen pagos no relacionados con la nómina, como retenciones de seguridad o distribuciones de planes de jubilación con ventajas fiscales, está obligado a completar este formulario. Aquí tiene una guía paso a paso sobre cómo llenar el Formulario 945 del IRS:
1. Empiece por introducir la información de su negocio, incluyendo su nombre, dirección y Número de Identificación de Empleador (EIN). Su EIN es esencial para la identificación precisa de su negocio.
2. Revise la casilla de la línea 5 si va a cerrar su negocio o va a transferir la propiedad. Esto garantiza que el IRS esté al corriente de cualquier cambio en el estatus de su negocio.
3. Proceda a la línea 1 y anote el total del impuesto federal sobre los ingresos retenido de los pagos que no son de nómina. Esto incluye la retención adicional y cualquier otro impuesto aplicable.
4. Si ha hecho algún depósito durante el año, reporte el total de depósitos en la línea 2. Este es el monto total que ya ha remitido al IRS.
5. Calcule el balance que se debe o el pago en exceso restando la línea 2 de la línea 1. Si el resultado es positivo, usted debe el balance. Si es negativo, ha pagado de más y puede ser elegible para un reembolso.
6. En la línea 6, indique cómo desea que se aplique cualquier pago en exceso: como crédito para su próxima deuda de impuestos o reembolsándoselo.
7. Si desea designar a una tercera persona para que analice el formulario con el IRS y trate cualquier posible error matemático, puede proporcionar sus datos en la línea 7.
Recuerde revisar su formulario para comprobar su exactitud y firmarlo antes de enviarlo al IRS. Siguiendo estos pasos y utilizando correctamente su EIN, podrá llenar fácilmente el Formulario 945 del IRS y cumplir con sus obligaciones fiscales.
Video por Forrest Baumhover.
Fechas límite del Formulario 945 del IRS
¿De visita en Kansas City? Vigile su deuda de impuestos federales. Es posible que los contribuyentes tengan que presentar el Formulario 945 si han retenido impuestos federales sobre los ingresos de los pagos que no proceden de la nómina. Los pagos no relacionados con la nómina incluyen fuentes de ingresos como jubilaciones militares, ganancias por apuestas y distribuciones de planes de jubilación con ventajas fiscales. Cuando un negocio realiza este tipo de pagos y retiene el impuesto federal sobre los ingresos, está obligado a reportar esta información al IRS utilizando el Formulario 945.
However, it’s important to note that there is an exception to filing Form 945 for withholding taxes from the income of a foreign person. In such cases, businesses would need to file Form 1042 instead. Form 1042 is used to report payments to foreign persons that are subject to withholding, including nonpayroll income.
En resumen, si un contribuyente ha retenido el impuesto federal sobre los ingresos de pagos distintos a la nómina, como jubilaciones militares o ganancias por apuestas, tendría que presentar el Formulario 945 para reportar estas retenciones al IRS. Sin embargo, si la retención corresponde a los ingresos de una persona extranjera, el contribuyente tendría que presentar en su lugar el Formulario 1042.
1. Who needs to file Form 945? You need to file Form 945 if you withheld federal income tax on certain types of non-payroll payments. This includes payments like pensions, IRAs, military retirement, gambling winnings, and even some payments to independent contractors if backup withholding was required. If you’re a business owner, a government entity, or a financial institution and you withheld taxes on these types of payments, then this form is for you. You don’t need to file it if you didn’t withhold anything, but once you’ve had that kind of withholding, you’re on the hook to report it.
2. What’s the difference between Form 945 and Form 941? Form 941 is used to report employment taxes—things like federal income tax withheld from employee paychecks, as well as Social Security and Medicare taxes. Form 945, on the other hand, is only for federal income tax withheld from non-payroll payments. These are payments that don’t involve wages or salaries. So if you’re running payroll, Form 941 handles that side of things. If you also have retirement accounts or issue payments that require backup withholding, then Form 945 comes into play.
3. What counts as a non-payroll payment for this form? Non-payroll payments can include a wide range of things. Most commonly, it’s retirement account distributions, like from a pension plan or IRA. It can also be gambling winnings that exceed the IRS reporting threshold. If you had to apply backup withholding on interest payments or dividends, maybe because a taxpayer didn’t provide a correct TIN, that’s included too. These payments don’t involve wages, so they fall under Form 945 instead of payroll tax forms.
4. What if I made non-payroll payments but didn’t withhold any taxes? If you didn’t withhold any federal income tax from your non-payroll payments, then you don’t have to file Form 945. This form is strictly for reporting amounts you actually withheld. However, once you’ve filed it in the past, the IRS may expect you to continue filing unless you notify them otherwise. It’s a good idea to officially close your Form 945 account if you no longer need it, to avoid unnecessary notices or penalties.
5. What happens if I forget to file Form 945 or pay the withholding taxes? If you miss the filing deadline or don’t pay the withheld taxes, the IRS can assess penalties and interest. This isn’t something they take lightly because you’re holding back taxes on behalf of someone else. The penalties can add up quickly, especially for late deposits or missing the filing deadline entirely. If you realize you forgot, it’s better to file it late than not at all. And if you’re unsure how to catch up, the IRS offers payment plans and resolution options for businesses that are behind.
Jessie Seaman
Jessie Seaman, Esq. & EA, is a Florida attorney and IRS Enrolled Agent with over 12 years of experience in state and federal tax controversy resolution. Passionate about helping individuals and businesses navigate complex tax challenges, Jessie combines her legal expertise with a dedication to education, often mentoring future tax professionals and speaking at national conferences. A double major graduate from the University of South Florida and a Juris Doctor recipient from Florida Coastal School of Law, she has overseen tens of thousands of tax resolution cases, from simple privacy plans to high-profile matters. Jessie currently resides in Chicago, enjoying outdoor adventures with her Pomsky, Fisher.
