¿Necesito el número de Seguro Social de mi niñera?

Puede que Mary Poppins juegue duro si le pides su social. Aquí tienes una cucharada de consejos sobre impuestos que te ayudarán a tenerla en cuenta.

¿Necesito el número de Seguro Social de mi niñera? Sí, lo necesitas.

Es decir, si esperas obtener un crédito fiscal por cuidado de dependientes en tu declaración del impuesto federal sobre los ingresos sin tener problemas con Hacienda.

El Crédito Fiscal por Cuidado de Hijos y Dependientes está destinado a los padres trabajadores que pagan por el cuidado de uno o más hijos menores de 13 años. Para calificar, tienes que decir al IRS cuánto dinero pagaste y a quién: nombre, dirección y número de Seguro Social.

Problema: Mi niñera no quiere darme su número de Seguro Social para los impuestos sobre los ingresos

He aquí el gran problema: muchas niñeras quieren trabajar sin declarar. No reportan todos sus ingresos gravables al IRS y no quieren exponerse, por lo que no dan sus números de Seguro Social. ¿Qué puede hacer un contribuyente honrado?

El IRS dice que aún puede obtener el crédito, siempre y cuando demuestre que intentó que su niñera cooperara. Puede escribir una carta a la niñera pidiéndole el número de Seguro Social o enviarle varios correos electrónicos. Cuando llene el Formulario 2441 (el formulario que utiliza para reclamar el crédito), adjunte una declaración diciendo que no pudo conseguir el número de la niñera, además de copias de las cartas o correos electrónicos que envió. Y con eso cumple con toda la responsabilidad fiscal de la niñera. (Suponiendo que tenga la dirección de la niñera, el IRS podría intentar rastrearla en el momento de los impuestos).

A menos que haya pagado a una niñera individual más de $2,600 en el año. Es entonces cuando podría tener que pagar impuestos de niñera.

Es decir, sus ingresos pasan a estar sujetos a la retención del impuesto federal sobre los ingresos.

Y tanto usted como la niñera tienen que pagar su parte de impuestos del Seguro Social y de Medicare, ya que es su empleada del hogar.

Sólo son las niñeras, no empleadas del hogar, ¿verdad?

Depende de cuánto pagó a cada uno. ¿Pagó a su niñera más de $2,600 en 2023?

Entonces él o ella no es simplemente una niñera. Aunque no sea una niñera a tiempo completo, ésta podría ser su ocupación principal. Es una empleada del hogar y usted es un empleador del hogar, lo que significa que tiene obligaciones fiscales en materia de empleo doméstico. Una niñera normal puede ser una empleada. Usted debe pagar los impuestos del Seguro Social y los impuestos federales de desempleo sobre sus ganancias.

También se conocen como impuestos de niñera.

Ahora bien, el IRS considera que las niñeras que ganan menos de $2,600 caen bajo la "exención de niñera ocasional". Es decir, no tienen que gestionar una nómina ni retener impuestos sobre los ingresos. Sin embargo, este término no se aplica a todas las niñeras y es simplemente un término conveniente utilizado por el IRS. Según la publicación 926, el IRS clasifica a las niñeras como empleadas del hogar, lo que significa que usted puede tener que pagar impuestos sobre el empleo si ellas ganan dinero a lo largo del año. 

Además, tendrá que pagar impuestos federales de desempleo sobre los primeros $7,000 del año que se haya ganado la niñera. Los impuestos de las niñeras pueden complicar su declaración de impuestos federales, así que asegúrese de ponerse en contacto con un profesional de impuestos para que le ayude con su nuevo papel de empleador del hogar.

Exenciones fiscales federales sobre los ingresos que puede reclamar cuando obtiene el número de Seguro Social de una niñera

Después de todos los impuestos por cuidado de niños que debe, ¿qué le parece obtener un reembolso de impuestos?

En cuanto a la exención fiscal en sí, el crédito fiscal por cuidado de dependientes y niños se aplica a los primeros $3,000 en gastos de cuidado de un niño pequeño y a $6,000 por dos niños o más. Las personas con ingresos brutos ajustados bajos ( $15,000 o menos) pueden reducir sus impuestos en un 35% de los gastos que califiquen. Los gastos incluyen los de canguro, guardería, campamento de día y escuela infantil, pero generalmente no los de guardería o campamento para dormir fuera de casa. A medida que aumentan los ingresos, el crédito disminuye. Si sus ingresos superan los $43,000, equivale al 20% de sus gastos de cuidado infantil. Tampoco puede contabilizar los pagos por cuidado infantil realizados a su propio hijo menor de 19 años o a cualquier persona que reclame como dependiente fiscal.

Usted es un padre trabajador aunque su trabajo sea sólo a tiempo parcial o sea trabajador independiente y trabaje desde casa. Si está casado, usted y su cónyuge tienen que trabajar, salvo si uno de los cónyuges está incapacitado o asiste a la escuela a tiempo completo.

Si paga salarios en efectivo fuera de los libros, usted mismo corre un riesgo fiscal. Hablemos de cómo corregirlo.

Haga oficial el impuesto de su niñera: Cómo reportar los salarios en efectivo pagados con el Formulario 1099-MISC

A la hora de pagar a su niñera o niñero, es importante que comprenda sus responsabilidades fiscales como empleador doméstico. Si paga a su cuidador un salario en efectivo de $600 o más en un año, el IRS le obliga a reportar esos salarios mediante el Formulario 1099-MISC. Este formulario se utiliza para reportar ingresos varios, que incluyen pagos en efectivo por servicios prestados por los individuos que no son empleados. Al reportar los salarios en efectivo pagados a su niñera, se está asegurando de que reciban el crédito apropiado para sus impuestos de Seguro Social y Medicare. También le ayuda a cumplir con sus obligaciones fiscales como empleador, evitando cualquier penalización o problema legal. El Formulario 1099-MISC debe ser presentado antes del 31 de enero del año siguiente, y debe proporcionar una copia a su niñera para sus propios reportes de impuestos. Al oficializar los impuestos de su niñera, está asegurando el cumplimiento con el IRS y manteniendo la transparencia en sus transacciones financieras.

Pagos trimestrales estimados de impuestos sobre los ingresos

Es su responsabilidad como empleador efectuar los pagos trimestrales estimados de los impuestos sobre los ingresos.

Al hacer estos pagos, puede evitar deber un gran monto de impuestos cuando presente su declaración. Para ello, deberá presentar el Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el empleo doméstico, junto con su declaración de impuestos anual.

Para calcular sus pagos de impuestos estimados, puede utilizar el Formulario 1040-ES, Impuesto estimado para los individuos. Este formulario le ayuda a determinar la cantidad de impuestos que debe pagar durante el año para evitar penalizaciones por pagar de menos. También le proporciona un práctico comprobante de pago para enviar sus pagos al IRS, utilizando los fondos que retuvo de los ingresos de su niñera. 

Es importante tener en cuenta que si no realiza estos pagos estimados, puede estar sujeto a penalizaciones por pago insuficiente. Estas penalizaciones pueden aumentar el monto que debe y añadir una carga financiera innecesaria.

Para evitar cualquier complicación, se recomienda consultar a un profesional de impuestos que pueda guiarle a lo largo del proceso y garantizar el cumplimiento de la normativa del impuesto sobre el trabajo doméstico. Ellos pueden ayudarle a calcular con precisión sus pagos de impuestos estimados, presentar los formularios necesarios y mantenerse al día de cualquier cambio en las leyes fiscales.

Recuerde, al realizar los pagos trimestrales estimados de los impuestos sobre los ingresos, no sólo cumplirá con su responsabilidad fiscal como empleador doméstico, sino que también evitará cualquier posible penalización o cargo por intereses. Manténgase organizado, rastree sus pagos y consulte a un profesional de impuestos cuando sea necesario para que este proceso no le suponga ningún problema.

Impuesto federal de desempleo (FUTA) e impuestos estatales del seguro de desempleo

El Impuesto Federal de Desempleo (FUTA) es un impuesto que los empleadores domésticos deben pagar si pagaron salarios en efectivo por un total de más de $1,000 a empleados domésticos en cualquier trimestre calendario. Este impuesto se aplica a los primeros $7,000 de salarios en efectivo pagados a cada empleado, excluyendo los salarios pagados a un cónyuge, hijo menor de 21 años o padre.

¿Se aplica a usted? 

¿Recuerda haber pagado impuestos a los fondos estatales de desempleo? Puede obtener un crédito contra su responsabilidad FUTA por los montos pagados a ellos. Es importante que los empleadores del hogar comprendan sus responsabilidades fiscales cuando se trata de emplear a trabajadores del hogar. La FUTA es un aspecto de estas responsabilidades. También lo son los impuestos estatales del Seguro de Desempleo (SUI), que varían de un estado a otro. Puede calificar para un crédito fiscal basado en lo que pagó al estado, pero ese crédito puede reducirse. La reducción del crédito fiscal la determina el gobierno federal y se aplica a los estados que tienen préstamos pendientes en sus fondos fiduciarios de desempleo. Los empleadores domésticos están sujetos a los mismos requisitos de reducción del crédito fiscal SUI que los demás empleadores, y si su estado se retrasa en el pago del seguro de prestaciones por desempleo del gobierno federal, eso puede aumentar la carga fiscal para el empleador doméstico y repercutir en su deuda fiscal global.

Si usted es un empleador doméstico y no está seguro de su responsabilidad fiscal, se recomienda consultar con un profesional de impuestos que pueda guiarle a través del proceso y asegurarse de que cumple con todas las leyes fiscales pertinentes.

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