Usted y su formulario W2: qué dice, por qué lo necesita y dónde puede obtener el W2 del año pasado

¿Cómo haces ese vudú del formulario W2 que haces tan bien?

Uno de los documentos más importantes para presentar sus impuestos federales sobre la renta es el formulario de declaración de salarios e impuestos, también conocido como formulario W2 del Servicio de Impuestos Internos. 

Es el pan de cada día de la declaración federal de la mayoría de los contribuyentes. Porque, como la mayoría de los contribuyentes, usted se gana la vida con un empleador. 

¿Qué ocurre si tiene problemas con su empleador?

¿Qué dice exactamente el formulario W2 de declaración de salarios e impuestos sobre usted y su empresa?

¿Y si le faltan los registros del impuesto sobre el trabajo de algunos años y necesita una prueba de ingresos por algún motivo? 

¿Qué es exactamente un formulario W2?

El formulario W2 es un documento que las empresas deben enviar a sus empleados y a Hacienda. Contiene la información sobre su sueldo y salario, así como los impuestos retenidos de sus nóminas por motivos relacionados con la Seguridad Social. Estos retenciones de impuestos (también conocidas como "retenciones de nómina") son enviadas directamente al IRS por su empleador. Actúan como un crédito para los impuestos sobre los ingresos que debe pagar durante el año. El formulario W-2 también reporta el impuesto del Seguro Social, también conocido como el impuesto de la Ley Federal de Contribuciones al Seguro (FICA; Federal Insurance Contributions Act), a la Administración del Seguro Social.

¿Quién debe presentar un formulario W2?

Los empleadores están obligados a presentar el formulario W-2 para cada empleado. Deben reportar los salarios que se pagan a cada empleado del que:

• Se retuvo el impuesto sobre la renta, el Seguro Social o Medicare; O
• Ingresos a los que se les habría retenido el impuesto (si el empleado no hubiera reclamado más de un subsidio de retención, o no hubiera reclamado la exención de la retención en su formulario W-4).

Adicionalmente, todo empleador que se dedique a un negocio que pague una remuneración por los servicios prestados por un empleado (incluidos los pagos no monetarios) debe presentar un formulario W-2 para cada empleado, incluso si el empleado está relacionado con el empleador.

Es importante tener en cuenta que los empresarios no rellenan los formularios w-2 para los trabajadores autónomos o contratistas. Estos trabajadores trabajan para sí mismos, por lo que son responsables de hacer sus propios pagos de impuestos estimados. Si usted es un empleador que utilizó los servicios de un contratista independiente, es responsable de llenar el formulario 1099-NEC para reportar la compensación pagada a ese contratista.

¿Cuándo deben presentarse los formularios -2?

El formulario W2 es responsabilidad del empresario. Usted sólo recibe copias en papel. Proporcionarle un Formulario W-2 actualizado es una obligación del empleador, normalmente algo que haría el proveedor de nóminas o el equipo encargado de los registros financieros de su empresa.

Los empresarios están obligados a cumplimentar un formulario W-2 para cada uno de sus empleados, y deben entregárselo a cada uno de ellos antes del 31 de enero del año natural. Los Formularios W2 informarán de todos los salarios e impuestos de los empleados de esa empresa correspondientes al año natural anterior.

Los empleadores deben entonces presentar los formularios W-2 junto con los formularios W-3 de cada trabajador a la Administración del Seguro Social (SSA) antes del último día de febrero (si se presenta por correo en papel) o del último día de marzo (si se presenta electrónicamente). La SSA utiliza la información de estos formularios para calcular las prestaciones del Seguro Social a las que tiene derecho cada trabajador.

¿Qué le dice el formulario W-2?

El formulario W-2 incluye información importante que necesita para presentar la declaración de la renta personal. Informa:

• Salarios totales.
• Impuestos federales, estatales y locales retenidos.
• Propinas.
• Contribuciones a los planes de jubilación, como un 401(k).
• Contribuciones a una cuenta de ahorro para la salud.

Toda esta información se muestra en las casillas numeradas del formulario W-2. El ejemplo de formulario W-2 y las viñetas siguientes muestran cómo leer un formulario W-2:

También puede ver un ejemplo de formulario W-2 completo haciendo clic aquí.

• Casillas A-F: Cubren la información de identificación del empleador y del empleado.
• Casilla 1: Muestra el total de la compensación gravable que el empleado recibió a lo largo del año. Esto incluye los salarios, las propinas, las bonificaciones y las prestaciones del seguro de vida.
• La casilla 2 muestra los impuestos sobre la renta retenidos de las nóminas del empleado a lo largo del año. Como ya se ha indicado, estas retenciones sirven de crédito para la declaración de la renta del trabajador. impuestos sobre los ingresosdel empleado. Si usted es un empleado, podrá determinar cuánto se le retiene de su sueldo completando un formulario W-4 para su empleador.
• Casillas 3-6: Las casillas 3 y 5 muestran el monto de los salarios que están sujetos a los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Estas cifras pueden ser diferentes del total de la remuneración imponible que figura en la casilla 1. Las casillas 4 y 6 muestran la cantidad de dinero retenida para cada impuesto.
• Casilla 7-8: La casilla 7 muestra la cantidad de dinero de propinas que un empleado ha declarado a un empleador. La casilla 8 muestra cualquier ingreso adicional por propinas que el empleador haya asignado a un empleado y que no se haya declarado en la casilla 7.
• Casilla 9: Ha quedado en gris, ya que el beneficio ya no existe.
• Casilla 10: Reporta el monto total de los gastos/servicios de cuidado de dependientes (por ejemplo, guarderías) que fueron pagados o proporcionados por el empleador.
• Casilla 11: Cualquier monto de compensación diferida de un plan no calificado del empleador o de un plan de pensiones no gubernamental.
• La casilla 12 muestra cualquier otro tipo de compensación o reducción de la base imponible del trabajador. Esto incluye cosas como las contribuciones a un 401(k). Cada elemento tendrá un código compuesto por una letra seguida de un número.
• Casilla 13: Contiene tres casillas de verificación. Un empleador revisará estas casillas si 1) un empleado trabajó como empleado estatutario no sujeto a la retención del impuesto federal sobre los ingresos, 2) el empleado participó en un plan de jubilación patrocinado por el empleador como un 401(k), o 3) el empleado recibió la paga por enfermedad a través de un tercero, como una póliza de seguro.
• La casilla 14 ofrece al empresario espacio para incluir cualquier otra información fiscal que no quepa en las demás casillas.
• La casilla 15 es el número de identificación estatal del empresario.
• En las casillas 16-20 se indica la base imponible total del trabajador a nivel estatal y local, así como el importe de los impuestos retenidos para cada nivel de gobierno.

Puede encontrar una explicación más detallada de cada casilla aquí.

Si es usted empresario, observará que el ejemplo de formulario W-2 anterior contiene 6 copias del formulario. Esto se debe a que el formulario debe enviarse a varias oficinas gubernamentales diferentes y al empleado. Para una explicación completa del propósito de cada copia, dé clic aquí..

Por qué necesita el formulario W-2 del IRS

Si usted es un empleado, necesita su W-2 para poder presentar una declaración de impuestos sobre los ingresos (formulario 1040) con el IRS. Cuando prepare su declaración anual, utilizará su formulario W-2 para reportar sus ingresos y cualquier impuesto retenido de esos ingresos. Si tuvo más de un empleador durante el año, utilizará varios formularios W-2 para completar sus impuestos.

Los empleadores están obligados a entregar los W-2 a sus empleados a finales de enero de cada año. (Por ejemplo, usted debería recibir su W-2 de 2022 antes del 31 de enero de 2023). Puede que le entreguen su W-2 en persona en el trabajo, o puede que lo reciba por correo, en cuyo caso debería estar atento por estas fechas. Recuerde que es importante conservar copias de sus declaraciones de impuestos y de cualquier documento de apoyo.

Cómo reemplazar un W-2 perdido o desaparecido

En primer lugar, ¡que no cunda el pánico! Mucha gente pasa por esto cada año. Si no tienes tu W-2 a mediados de febrero, esto es lo que puedes hacer:

Póngase en contacto con su empleador

Lo primero que debe hacer es pedir a su empleador directamente una copia de su formulario W-2: el departamento de recursos humanos o de nóminas suele encargarse de este tipo de trámites. Si pueden enviárselo por correo, asegúrese de que tienen la dirección postal correcta.

Contacte al IRS

Aunque sea frustrante, aún tiene algunas opciones aunque no reciba el W-2 de su empresa.

Si no obtiene respuesta de su empresa antes del 14 de febrero, puede llamar al IRS para solicitar ayuda (1-800-829-1040). El IRS se pondrá en contacto con su empleador en su nombre, lo que puede ayudar a motivarles a responder. Cuando llame, tendrá que facilitar al IRS información como la siguiente

• Su nombre, dirección, ciudad, estado, código postal, número de la Seguridad Social (SSN) y número de teléfono
• Nombre, dirección y número de teléfono de su empresa
• Las fechas en las que usted estuvo empleado.
• Un estimado de su salario y cualquier impuesto sobre los ingresos federal retenido para el año, esto debe basarse en su último talón de pago, o en la Declaración de Permisos e Ingresos (LES) para los empleados federales, si la tiene.

Presente su declaración de la renta a tiempo

Recuerde que tiene hasta el 15 de abril para presentar sus impuestos (o solicitar una prórroga fiscal) tanto si recibe su W-2 como si no. Por lo tanto, aún debe planificar la presentación y el pago de sus impuestos en la fecha de vencimiento original.

Presentar un W-2 sustituto (formulario 4852)

Si ha agotado las opciones anteriores y aún no ha recibido su formulario W-2, puede utilizar formulario 4852 (Sustituto del formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos). Tendrá que hacer una estimación de sus ingresos y de los impuestos federales retenidos, lo más exacta posible, y adjuntar el formulario 4852 a su declaración de impuestos. Tenga en cuenta que puede haber un retraso en el procesamiento de su reembolso de impuestos mientras el IRS verifica su información.

Presentar una extensión de impuestos

Si cree que no tendrá su formulario W-2 antes de la fecha límite de presentación y no quiere utilizar un formulario sustitutivo, puede solicitar una prórroga para evitar las multas y recargos por demora del IRS. Una prórroga le dará 6 meses adicionales para presentar su declaración, sin embargo, no le da más tiempo para pagar su saldo de impuestos. Tendrá que presentar una solicitud de prórroga (Formulario 4868) y pagar los impuestos adeudados antes de la fecha límite original (15 de abril). Puede solicitar fácilmente una prórroga en línea y pagar sus impuestos al mismo tiempo.

Presentar una declaración enmendada (Formulario 1040X)

Si decide presentar su declaración de la renta utilizando el Formulario 4852 como sustituto y luego recibe su Formulario W-2 real después de haber presentado la declaración, tendrá que compararlos. Si la información de su W-2 real es diferente de la que declaró con el Formulario 4852, tendrá que corregir su declaración. Para ello, deberá presentar Declaración de Impuestos sobre los Ingresos Individuales enmendada) ante el IRS.

Pida una transcripción o una copia de su formulario W-2

¿Necesita una copia de su W-2 del año anterior? Puede obtener una transcripción de sus ingresos reportados por el IRS, pero una copia real de su W-2 sólo puede obtenerse si la presentó con una declaración de impuestos en papel (formulario 1040).

Transcripción de salarios e ingresos

Esta transcripción muestra la información fiscal federal que su empleador declaró a la Administración de la Seguridad Social. Contiene datos de las declaraciones informativas que recibe el IRS, incluidos los Formularios W-2, 1098, 1099 y 5498. Está disponible para un máximo de 10 años anteriores, aunque es posible que los datos del año fiscal en curso no estén listos hasta julio. ¿Quiere saber cuánto ganaba hace 10 años? Pida una transcripción de salarios e impuestos sobre la renta. Puede hacerlo a través del portal en línea herramienta Obtener Transcripción del Servicio de Impuestos Internos. Si le gustan los gastos de envío y las esperas, también puede presentar el formulario 4506-T (Solicitud de transcripción de la declaración de la renta).

¿El empleador anterior no está disponible? Pida una copia a Hacienda

¿No puede obtener una copia de su formulario W-2 de su anterior empresa? Si presentó un formulario W-2 real en una declaración en papel, puede obtener uno del IRS. Sólo tiene que pedir una copia de su declaración completa del año que necesita, y se adjuntará el W-2. Utilice el formulario 4506 (Solicitud de copia de la declaración de impuestos)pero tenga en cuenta que Hacienda cobra por las copias de las declaraciones de la renta. Es $50 tasa por declaración de impuestos personal.

Si usted presenta sus impuestos en línea de manera electrónica (e-file) o no presentó su W-2 con su declaración en papel 1040, puede solicitar una transcripción al IRS. De lo contrario, tendrá que dirigirse a su empleador o ponerse en contacto con la SSA para obtener una copia de su formulario W-2.

Fuentes

“Cómo utilizar el formulario W2 para la declaración de la renta federal y estatal | Información fiscal de IRS.com” – Información fiscal

“Perdí mi Formulario W-2 ¿Cuáles son mis opciones?” –  Jason D. Knott

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