Cómo buscar servicios de nóminas

Ocuparse de las nóminas puede ser complicado y llevar mucho tiempo. Tiene que asegurarse de que paga a sus trabajadores a tiempo, y también tiene que mantenerse al día de los cambios en los impuestos sobre las nóminas, las cotizaciones a la Seguridad Social y las primas de Medicare. Para asegurarse de que todo se hace con precisión y eficacia, puede contratar a alguien que le preste servicios de nóminas. Mientras se decide por el profesional adecuado, tenga en cuenta los siguientes consejos:

Pasos para buscar servicios de nóminas

1. Identifique sus prioridades en materia de nóminas
2. Comparar proveedores de nóminas
3. Buscar nóminas por precio
4. Buscar nóminas por calidad del producto
5. Buscar nóminas por flexibilidad del servicio
6. Impuestos sobre la nómina

1. Identifique sus prioridades en materia de nóminas

Para asegurarse de que elige la empresa adecuada para sus necesidades de nóminas, dedique algún tiempo a identificar sus prioridades en este ámbito. Enumere los retos que requieren asistencia adicional y decida qué tareas puede realizar por su cuenta. Por ejemplo, algunos propietarios de pequeñas empresas sólo quieren ayuda para redactar las nóminas y calcular los impuestos en cada periodo de pago. Otros quieren que les ayuden con todos los aspectos del proceso de nóminas, desde la cumplimentación de la documentación para dar de alta a los empleados hasta la emisión de los informes fiscales a final de año, pasando por el pago a los empleados.

Lo ideal es que identifique sus prioridades de nómina a lo largo de unos días. Empiece la lista. Luego, añádala la próxima vez que haga la nómina. Si hace la lista poco a poco, se asegurará de que no se le pasa nada por alto y aumentará las posibilidades de encontrar un proveedor de servicios de nóminas que pueda satisfacer todas sus necesidades.

2. Comparar proveedores de nóminas

Una vez que sepa lo que quiere, puede empezar a comparar proveedores de nóminas. Para asegurarse de que está comparando manzanas con manzanas, puede hacer una lista de los servicios que ofrece cada proveedor. Así, no acabará pensando accidentalmente que un proveedor es mejor simplemente porque tiene precios más bajos, aunque no ofrezca tantos servicios.

3. Buscar nóminas por precio

Aunque no debería elegir a su proveedor de nóminas sólo por el precio, sí que debería prestar atención a los precios cuando compare las distintas opciones. Para buscar un proveedor de nóminas por precio, póngase en contacto con varias empresas y pregúnteles por sus precios a la carta. A continuación, puede comparar el precio de tareas específicas como la tramitación de formularios W-4, el cálculo de pagos, la emisión de nóminas, la generación de formularios W-2 y la gestión de otros aspectos esenciales de las nóminas.

Además, debe preguntar a los posibles proveedores de servicios de nóminas por sus ofertas de paquetes. Entrégueles una lista de los servicios que desea y vea cuánto cuesta cada cosa. No olvide pensar en sus necesidades futuras y, si es posible, hable de cómo la adición de servicios adicionales puede afectar a los precios en el futuro.

4. Buscar nóminas por calidad del producto

Sus empleados son posiblemente el mayor activo de su empresa. Merecen cobrar correctamente y a tiempo. Para asegurarse de que así sea, también debe buscar nóminas en función de la calidad del producto. Si es posible, lea reseñas de posibles proveedores de servicios de nóminas o pregunte a las empresas que esté considerando si tienen testimonios de clientes. Puede que incluso quiera hablar con algunos clientes para saber más sobre sus experiencias con el proveedor de servicios de nóminas.

Tómate tu tiempo para preguntar a la empresa sobre su protocolo. ¿Cómo gestionan las nóminas? ¿Qué pasos dan para obtener información sobre las horas trabajadas o las vacaciones acumuladas? ¿Pueden garantizar un cierto grado de exactitud? ¿Qué ocurre si cometen un error? Además de este tipo de preguntas, infórmese sobre su servicio de atención al cliente. Debe saber cómo ponerse en contacto con ellos y cuánto tardan en responder a la mayoría de las preguntas o dudas.

5. Buscar nóminas por flexibilidad del servicio

Cuando se tiene un negocio, casi siempre se quiere crecer y expandirse. Para llegar al siguiente nivel de éxito con un mínimo de molestias, debe buscar nóminas por flexibilidad de servicios. Como se ha indicado anteriormente, necesita una empresa con una lista de servicios que pueda satisfacer sus necesidades actuales y futuras.

Al mismo tiempo, sin embargo, también necesita una empresa que pueda ser flexible en otros aspectos. Por ejemplo, si necesita incorporar rápidamente a un nuevo empleado o contratar personal temporal, probablemente querrá un proveedor de servicios de nóminas que pueda gestionar rápidamente el papeleo de incorporación. Si necesita hacer cambios en una nómina, como modificar el número de horas trabajadas, también necesita una empresa que pueda ser ágil en sus tiempos de respuesta.

6. Impuestos sobre la nómina

Los impuestos sobre la nómina pueden ser increíblemente complicados. Como empresario, está obligado a retener las cotizaciones a la Seguridad Social y los impuestos sobre la renta. Primas de Medicare de las nóminas de sus empleados. A continuación, debe remitir esos fondos al gobierno junto con la cantidad que le corresponde. Estos pagos son un determinado porcentaje de los salarios de sus empleados hasta un umbral establecido, y aunque las cifras se mantienen relativamente constantes de año en año, están sujetas a cambios. Estar al tanto de estas cifras puede ser un reto, pero un proveedor de servicios de nóminas puede encargarse de ello por usted.

Al mismo tiempo, también debe retener una parte del impuesto sobre la renta de la mayoría de las nóminas de sus empleados. Esta cantidad varía en función del estado civil de sus empleados, el número de personas a su cargo, si tienen o no ingresos adicionales y otros factores. Para saber cuánto tiene que retener, sus empleados tienen que rellenar un formulario W-4. Luego, al final del año, sus empleados tienen que pagar el impuesto sobre la renta. A continuación, al final del año, debe emitir un formulario W-2 para que sus empleados sepan cuánto han ganado y cuánto les ha retenido. Un proveedor de servicios de nóminas puede encargarse de tantas o tan pocas de estas tareas como necesite. Si vives en un estado con impuesto sobre la renta, también tienes que gestionar todo esto a nivel estatal.

Es importante tener en cuenta que el gobierno se toma muy en serio la recaudación de impuestos sobre las nóminas. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) se refiere a las cantidades que usted retiene de las nóminas de sus empleados como pagos del fondo fiduciario. Si usted no hace estos pagos, el gobierno puede evaluar una multa de recuperación de fondos fiduciarios. Esta es una de las mayores sanciones que el IRS evalúa, y la agencia puede tener el propietario de la empresa, así como los directores generales (CEO), directores financieros (CFO) directores, contadores, tenedores de libros e incluso los proveedores de servicios de nómina externos responsables de estos pagos y sanciones. Por ello, es esencial seleccionar un proveedor de servicios de nóminas que sea diligente a la hora de calcular y remitir los impuestos sobre las nóminas de forma precisa y puntual.

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