It Reports Your Annual Earnings: Form W-2 shows how much money you made from an employer in a year and how much tax was withheld. If you have multiple jobs, you'll get a W-2 from each employer (and be prompt about requesting/reporting it if you didn’t get one from any of them).
Employers Must Send It by January 31: Your employer is required to send you your W-2 by January 31 each year. If you don’t receive it, check your online payroll account or contact your employer.
It's Essential for Filing Your Taxes: The information on your W-2—like wages, Social Security taxes, and federal/state income tax withheld—is needed to file your tax return. The IRS also gets a copy to match your reported income.
You Might Get a Refund (or Owe Taxes): If too much tax was withheld from your paycheck, you’ll likely get a refund. If too little was withheld, you may owe taxes when you file your return.
Self-Employed? You Won't Get a W-2: If you’re self-employed or an independent contractor, you won’t get a W-2. Instead, you may receive a Form 1099-NEC, which reports non-employee compensation.
¿Cómo haces ese vudú del formulario W2 que haces tan bien?
Uno de los documentos más importantes para presentar sus impuestos federales sobre la renta es el formulario de declaración de salarios e impuestos, también conocido como formulario W2 del Servicio de Impuestos Internos.
Es el pan de cada día de la declaración federal de la mayoría de los contribuyentes. Porque, como la mayoría de los contribuyentes, usted se gana la vida con un empleador.
¿Qué ocurre si tiene problemas con su empleador?
¿Qué dice exactamente el formulario W2 de declaración de salarios e impuestos sobre usted y su empresa?
¿Y si le faltan los registros del impuesto sobre el trabajo de algunos años y necesita una prueba de ingresos por algún motivo?
¿Qué es exactamente un formulario W2?
El formulario W2 es un documento que las empresas deben enviar a sus empleados y a Hacienda. Contiene la información sobre su sueldo y salario, así como los impuestos retenidos de sus nóminas por motivos relacionados con la Seguridad Social. Estosretenciones de impuestos (also known as ‘payroll withholding’) are sent directly to the IRS by your employer.
They act like a credit towards the income taxes that you must pay for the year. The W2 form also reports Social Security tax, a.k.a. the Federal Insurance Contributions Act (FICA) tax, to the Social Security Administration.
¿Quién debe presentar un formulario W2?
Los empleadores están obligados a presentar el formulario W-2 para cada empleado. Deben reportar los salarios que se pagan a cada empleado del que:
Se retuvo el impuesto sobre la renta, el Seguro Social o Medicare; O
Ingresos a los que se les habría retenido el impuesto (si el empleado no hubiera reclamado más de un subsidio de retención, o no hubiera reclamado la exención de la retención en su formulario W-4).
Additionally, every employer who is engaged in a business that pays remuneration for services performed by an employee (including non-cash payments) must file a Form W2 for each employee — even if the employee is related to the employer.
Es importante tener en cuenta que los empresarios no rellenan los formularios w-2 para los trabajadores autónomos o contratistas. Estos trabajadores trabajan para sí mismos, por lo que son responsables de hacer sus propiospagos de impuestos estimados.
If you are an employer who used the services of an independent contractor, you are responsible for filling outformulario 1099-NEC para reportar la compensación pagada a ese contratista.
When are W2 forms due?
El formulario W2 es responsabilidad del empresario. Usted sólo recibe copias en papel. Proporcionarle un Formulario W-2 actualizado es una obligación del empleador, normalmente algo que haría el proveedor de nóminas o el equipo encargado de los registros financieros de su empresa.
Los empresarios están obligados a cumplimentar un formulario W-2 para cada uno de sus empleados, y deben entregárselo a cada uno de ellos antes del 31 de enero del año natural. Los Formularios W2 informarán de todos los salarios e impuestos de los empleados de esa empresa correspondientes al año natural anterior.
Los empleadores deben entonces presentar los formularios W-2 junto con losformularios W-3 de cada trabajador a la Administración del Seguro Social (SSA) antes del último día de febrero (si se presenta por correo en papel) o del último día de marzo (si se presenta electrónicamente). La SSA utiliza la información de estos formularios para calcular las prestaciones del Seguro Social a las que tiene derecho cada trabajador.
¿Qué le dice el formulario W-2?
El formulario W-2 incluye información importante que necesita para presentar la declaración de la renta personal. Informa:
Salarios totales.
Impuestos federales, estatales y locales retenidos.
Propinas.
Contribuciones a los planes de jubilación, como un 401(k).
Contribuciones a una cuenta de ahorro para la salud.
Toda esta información se muestra en las casillas numeradas del formulario W-2. El ejemplo de formulario W-2 y las viñetas siguientes muestran cómo leer un formulario W-2:
Casillas A-F: Cubren la información de identificación del empleador y del empleado.
Casilla 1: Muestra el total de la compensación gravable que el empleado recibió a lo largo del año. Esto incluye los salarios, las propinas, las bonificaciones y las prestaciones del seguro de vida.
La casilla 2 muestra los impuestos sobre la renta retenidos de las nóminas del empleado a lo largo del año. Como ya se ha indicado, estas retenciones sirven de crédito para la declaración de la renta del trabajador.impuestos sobre los ingresosdel empleado. Si usted es un empleado, podrá determinar cuánto se le retiene de su sueldo completando unformulario W-4 para su empleador.
Casillas 3-6: Las casillas 3 y 5 muestran el monto de los salarios que están sujetos a los impuestos del Seguro Social y de Medicare. Estas cifras pueden ser diferentes del total de la remuneración imponible que figura en la casilla 1. Las casillas 4 y 6 muestran la cantidad de dinero retenida para cada impuesto.
Casilla 7-8: La casilla 7 muestra la cantidad de dinero de propinas que un empleado ha declarado a un empleador. La casilla 8 muestra cualquier ingreso adicional por propinas que el empleador haya asignado a un empleado y que no se haya declarado en la casilla 7.
Casilla 9: Ha quedado en gris, ya que el beneficio ya no existe.
Casilla 10: Reporta el monto total de los gastos/servicios de cuidado de dependientes (por ejemplo, guarderías) que fueron pagados o proporcionados por el empleador.
Casilla 11: Cualquier monto de compensación diferida de un plan no calificado del empleador o de un plan de pensiones no gubernamental.
La casilla 12 muestra cualquier otro tipo de compensación o reducción de la base imponible del trabajador. Esto incluye cosas como las contribuciones a un 401(k). Cada elemento tendrá un código compuesto por una letra seguida de un número.
Casilla 13: Contiene tres casillas de verificación. Un empleador revisará estas casillas si 1) un empleado trabajó como empleado estatutario no sujeto a la retención del impuesto federal sobre los ingresos, 2) el empleado participó en un plan de jubilación patrocinado por el empleador como un 401(k), o 3) el empleado recibió la paga por enfermedad a través de un tercero, como una póliza de seguro.
La casilla 14 ofrece al empresario espacio para incluir cualquier otra información fiscal que no quepa en las demás casillas.
La casilla 15 es el número de identificación estatal del empresario.
En las casillas 16-20 se indica la base imponible total del trabajador a nivel estatal y local, así como el importe de los impuestos retenidos para cada nivel de gobierno.
Puede encontrar una explicación más detallada de cada casillaaquí.
Si es usted empresario, observará que el ejemplo de formulario W-2 anterior contiene 6 copias del formulario. Esto se debe a que el formulario debe enviarse a varias oficinas gubernamentales diferentes y al empleado. Para una explicación completa del propósito de cada copia,dé clic aquí..
Why You Need IRS Form W2
If you’re an employee, you need your W2 in order to file an accurate income tax return (Form 1040) with the IRS. When preparing your annual return, you will use your W2 form to report your earnings and anyimpuesto retenido from that income. If you had more than one employer during the year, you will use multiple W2 forms to complete your taxes.
Employers are required to provide W2s to their employees by the end of January every year. (For example, you should receive your 2022 W-2 by January 31, 2023.) You may be given your W2 in person at work, or you might receive it by mail – in which case you should be on the lookout around this time. Remember that it is important to retain copies of your tax returns and any supporting documents.
Cómo reemplazar un W-2 perdido o desaparecido
En primer lugar, ¡que no cunda el pánico! Mucha gente pasa por esto cada año. Si no tienes tu W-2 a mediados de febrero, esto es lo que puedes hacer:
Póngase en contacto con su empleador
Lo primero que debe hacer es pedir a su empleador directamente una copia de su formulario W-2: el departamento de recursos humanos o de nóminas suele encargarse de este tipo de trámites. Si pueden enviárselo por correo, asegúrese de que tienen la dirección postal correcta.
Contacte al IRS
Aunque sea frustrante, aún tiene algunas opciones aunque no reciba el W-2 de su empresa.
Si no obtiene respuesta de su empresa antes del 14 de febrero, puede llamar al IRS para solicitar ayuda (1-800-829-1040). El IRS se pondrá en contacto con su empleador en su nombre, lo que puede ayudar a motivarles a responder. Cuando llame, tendrá que facilitar al IRS información como la siguiente
Su nombre, dirección, ciudad, estado, código postal, número de la Seguridad Social (SSN) y número de teléfono
Nombre, dirección y número de teléfono de su empresa
Las fechas en las que usted estuvo empleado.
Un estimado de su salario y cualquier impuesto sobre los ingresos federal retenido para el año, esto debe basarse en su último talón de pago, o en la Declaración de Permisos e Ingresos (LES) para los empleados federales, si la tiene.
Presente su declaración de la renta a tiempo
Recuerde que tiene hasta el 15 de abril para presentar sus impuestos (o solicitar una prórroga fiscal) tanto si recibe su W-2 como si no. Por lo tanto, aún debe planificar la presentación y el pago de sus impuestos en la fecha de vencimiento original.
File a Substitute W2 (Form 4852)
If you’ve exhausted the above options and still haven’t received your W2, you can useformulario 4852 (Sustituto del formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos). Tendrá que hacer una estimación de sus ingresos y de los impuestos federales retenidos, lo más exacta posible, y adjuntar el formulario 4852 a su declaración de impuestos. Tenga en cuenta que puede haber un retraso en el procesamiento de sureembolso de impuestos mientras el IRS verifica su información.
Presentar una extensión de impuestos
If you don’t think you’ll have your Form W2 by the filing deadline and you don’t want to use a substitute form, you can apply for a tax extension to avoid IRS late fees and penalties. An extension will give you 6 extra months to file your return, however, it does not give you more time to pay your tax balance. You will need to file an extension application (Form 4868) and pay any tax due by the original deadline (April 15). You can easilysolicitar fácilmente una prórroga en línea y pagar sus impuestos al mismo tiempo.
Presentar una declaración enmendada (Formulario 1040X)
If you decide to file your tax return using Form 4852 as a substitute and then you receive your actual Form W-2 after you’ve filed, you will need to compare them. If the information on your actual W2 is different from what you reported with Form 4852, you will need to correct your return. You should do this by filingDeclaración de Impuestos sobre los Ingresos Individuales enmendada) ante el IRS.
Order a Transcript or Copy of Your Form W2
¿Necesita una copia de su W-2 del año anterior? Puede obtener una transcripción de sus ingresos reportados por el IRS, pero una copia real de su W-2 sólo puede obtenerse si la presentó con una declaración de impuestos en papel (formulario 1040).
Transcripción de salarios e ingresos
This transcript shows the federal tax information that your employer reported to the Social Security Administration. It contains data from information returns that the IRS receives, including Forms W2, 1098, 1099, and 5498. It’s available for up to 10 prior years, though current tax year data may not be ready until July. Want to see how much you made 10 years ago? Ask for a wage and income tax transcript. You can do it through the online portalherramienta Obtener Transcripción del Servicio de Impuestos Internos. Si le gustan los gastos de envío y las esperas, también puede presentar el formulario 4506-T (Solicitud de transcripción de la declaración de la renta).
¿El empleador anterior no está disponible? Pida una copia a Hacienda
¿No puede obtener una copia de su formulario W-2 de su anterior empresa? Si presentó un formulario W-2 real en una declaración en papel, puede obtener uno del IRS. Sólo tiene que pedir una copia de su declaración completa del año que necesita, y se adjuntará el W-2. Utiliceel formulario 4506 (Solicitud de copia de la declaración de impuestos)pero tenga en cuenta que Hacienda cobra por las copias de las declaraciones de la renta. Es $50 tasa por declaración de impuestos personal.
Si ustedpresenta sus impuestos en línea de manera electrónica (e-file) o no presentó su W-2 con su declaración en papel 1040, puede solicitar una transcripción al IRS. De lo contrario, tendrá que dirigirse a su empleador o ponerse en contacto con la SSA para obtener una copia de su formulario W-2.
IRS Form W2: FAQ
What should I do if I don’t receive my W-2? If it’s past January 31 and you haven’t received your W-2, first check your payroll portal or contact your employer. If you still don’t get it, you can call the IRS at 800-829-1040, and they may help you get it.
What if there’s a mistake on my W2? If you spot an error, notify your employer immediately. They’ll need to issue a corrected W-2 (Form W-2c). Don’t file your taxes until you have the corrected form.
Can I file my taxes without a W2? It’s best to wait for your W2, but if you can’t get it, you can estimate your wages and tax withholdings using Form 4852 as a substitute.
Why did I get multiple W-2s from the same employer? Sometimes, an employer issues more than one W-2 if you worked in multiple locations, had a name change, or had different types of income (like bonuses or tips). Make sure to use all of them when filing.
Where can I find my W-2 from past years? You can request copies from your employer or retrieve them from your online payroll system. If you need an old W-2 for tax purposes, you can also request a wage transcript from the IRS at IRS.gov.
Nick Charveron is a licensed tax practitioner and Partner & Co-Founder of Community Tax, LLC. As an Enrolled Agent, the highest tax credential issued by the U.S. Department of Treasury, Nick has unrestricted practice rights before the IRS. He earned his Bachelor of Science from Southern Illinois University while serving with the U.S. Army Illinois National Guard and interning at the U.S. Embassy in Warsaw, Poland. Based in Chicago, Nick combines his passion for finance and real estate with expertise in tax and accounting to help clients navigate complex financial challenges.
