7 buenas prácticas para preparar su empresa para la época de impuestos

Puede que apenas haya pasado las vacaciones de invierno, pero la temporada de impuestos se acerca rápidamente con la ferocidad de una tormenta invernal. Si usted es como la inmensa mayoría de los contribuyentes, lo más probable es que entre en pánico a medida que se acerca abril. Se trata de una reacción justificada, teniendo en cuenta que incluso los empresarios más expertos se afanan por completar una lista aparentemente interminable de tareas necesarias para presentar su declaración de la renta anual. Sin embargo, no hay por qué preocuparse, sobre todo si se dispone de un plan exhaustivo para poner en orden las tareas fiscales. Aquí tienes una sencilla guía de 7 pasos que te ayudará a organizarte esta temporada de impuestos para que la declaración sea un juego de niños.

1) Marque las fechas importantes de impuestos en su calendario

Aunque a veces pueda parecer que el gobierno va a por usted, lo cierto es que no es así. Los plazos fiscales se publican antes de tiempo por una razón: para ayudar a los contribuyentes a planificar y evitar sanciones costosas.

Este año, los impuestos vencen el 15 de abril. Además, algunos empresarios también tienen que cumplimentar más documentos que suelen presentarse antes de esa fecha.
Estos son algunos de los plazos más importantes que debe añadir a su calendario:

- 31 de enero: Formularios 1099 y W2 matasellados y enviados a Hacienda y a los empleados.

Esto significa que si pagó más de $600 a un contratista independiente o empleado en 2018, necesita proporcionarles un 1099 o W2 en o antes de esta fecha.

- 15 de marzo: vencimiento de las declaraciones de asociación

Esta fecha de entrega más temprana ofrece a los socios comerciales la oportunidad de recibir el Anexo K-1 antes de que venzan sus declaraciones de impuestos personales.

- 15 de abril: es la fecha límite para presentar las declaraciones del impuesto de sociedades (formularios 1120 y 1120S), o solicitar una prórroga fiscal.

- 15 de abril: vence el plazo para presentar la declaración de la renta de las personas físicas o solicitar una prórroga fiscal.

2) Asegúrese de que la contabilidad está al día

Mantener los libros al día es una parte esencial de la declaración de impuestos de una pequeña empresa. Este paso permite una visión más precisa y eficiente de los ingresos y gastos de su negocio. Si la información de los libros de su empresa no es correcta, podría cometer un grave error al presentar sus documentos a Hacienda. Mantener todo esto actualizado y organizado también ayuda a facilitar las cosas en caso de que le hagan una auditoría.

El software de contabilidad en línea es una gran herramienta para procesar la contabilidad de su empresa. También hay muchos profesionales que pueden ayudarle si desea contratar a un contable. Los expertos recomiendan que elijas el método que mejor se adapte a tu empresa sin exceder el tiempo que tienes reservado para llevar la contabilidad o gestionar el presupuesto de tu negocio.

3) Organice sus recibos

Si todavía vives con los molestos recibos en papel, ha llegado el momento de actualizar tus procesos y pasarte al paperless. Eliminar los recibos en papel te ahorra montañas de papeleo y te ayuda a organizarte un poco mejor. Si sigues utilizando recibos de papel, intenta guardarlos todos en un mismo lugar que sea impermeable y esté organizado.
Si decides cambiar a una opción sin papel, sube y escanea recibos, tarjetas de visita y otros documentos importantes en cuanto los tengas. Hacer fotos de los recibos y almacenarlas en ICloud también puede ser una herramienta útil.

4) Asegúrese de estar al día de los requisitos fiscales actuales

Teniendo en cuenta la complejidad siempre cambiante de la legislación fiscal, incluso los propietarios de pequeñas empresas más informados pueden confundirse rápidamente cuando se publica la última ronda de modificaciones fiscales cada año. Si no tienes ni idea, no te avergüences de hablar con un contable para que te ayude a aclarar y entender lo que necesitas para tu negocio.
El impuesto sobre las ventas puede ser un ejemplo de un área compleja en la que puede necesitar ayuda profesional. En la mayoría de los casos, las empresas están legalmente obligadas a recaudar el impuesto sobre las ventas en los lugares en los que desarrollan su actividad o realizan ventas. Sin embargo, dado que las leyes fiscales suelen variar de un estado a otro, considere la posibilidad de consultar con un profesional de impuestos para hacer preguntas y asegurarse de que está cumpliendo con las leyes locales del impuesto sobre las ventas de su estado.

Y, por último, si pagó a un contratista independiente más de $600 durante el ejercicio fiscal, asegúrese de estar al día de los requisitos de envío de formularios y presentación de documentación para estos trabajadores. De acuerdo con los requisitos de este año, sus formularios 1099 deben ser enviados por correo a sus contratistas en el momento oportuno de acuerdo con las fechas mencionadas anteriormente. Si usted tiene empleados regulares, usted también necesitará cerciorarse de que los W-2 se han enviado a tiempo para éstos también.

5) Considerar las opciones de prórroga fiscal

Aunque las prórrogas fiscales no le eximen de pagar sus impuestos, pueden aliviar la presión de tener que pagar todo lo que debe en la fecha límite habitual. Si le preocupa su capacidad para pagar lo que debe, los expertos le recomiendan que considere la posibilidad de solicitar una prórroga. Una prórroga le dará más tiempo para presentar su declaración de la renta sin importantes multas por demora. Además, siempre que los contribuyentes presenten su documentación antes de los plazos adecuados, la prórroga será automática y el IRS sólo se pondrá en contacto con usted si su solicitud es denegada.

Si está considerando solicitar una prórroga de impuestos, simplemente rellene el formulario de prórroga de impuestos adecuado para el tipo de negocio que posee. Necesitará una estimación de la cantidad de dinero que debe basándose en su documentación y en el dinero que implica su negocio. A continuación, envíe los formularios cumplimentados por vía electrónica o por correo en la fecha de vencimiento o antes.

También es importante tener en cuenta las sanciones y los intereses que puede adeudar si incumple los plazos, aunque presente la documentación de prórroga a tiempo.

6) Infórmese sobre las deducciones fiscales habituales

Las deducciones fiscales pueden ser confusas, pero afortunadamente hay muchos recursos en Internet que ayudan a aclarar las zonas grises. Estas son algunas de las deducciones más comunes para las empresas. Ten en cuenta que la mayoría o todas ellas deben deducirse en un Anexo C, Formulario 1040.

a. Gastos de contratistas independientes
Los gastos regulares de los empleados son una parte típica de la gestión de un negocio y normalmente no pueden deducirse. Sin embargo, los gastos relacionados con el pago a un contratista independiente suelen poder deducirse de los impuestos de la empresa.

b. Tasas del Ministerio del Interior

La mayoría de los empresarios tienen un espacio en casa que utilizan para trabajar cuando no están en su oficina oficial. Y como los negocios en casa son cada vez más populares, cada vez son más los empresarios que trabajan desde una oficina doméstica.

Para tener derecho a una deducción por los gastos de la actividad empresarial en casa, es necesario cumplir tres requisitos básicos:

Uso exclusivo: la zona en la que trabaje debe destinarse principalmente a su negocio y no a otras tareas o aficiones.

Uso regular: El espacio de tu oficina en casa debe utilizarse a diario o de forma regular con constancia.

Uso mayoritario: puede que tenga otros lugares en los que realizar sus negocios, pero debería pasar la mayor parte de su tiempo de trabajo en su oficina doméstica. Las tareas más importantes también deben realizarse allí.

La mejor manera de calcular las deducciones por despacho en casa es utilizar uno de los dos métodos propuestos. El primer método permite una deducción estándar de $5 por pie cuadrado. Consiste en medir los metros cuadrados de su casa y determinar qué parte de ese espacio se utiliza para el negocio. Tenga en cuenta que la deducción máxima es de 300 pies cuadrados por oficina en casa.

El segundo método más habitual consiste en calcular el porcentaje real de la vivienda que se utiliza para el negocio. Para ello, hay que dividir la superficie de la vivienda utilizada para el negocio por la superficie total o en pies cuadrados de la vivienda.

c. Gastos de envío

Asegúrese también de llevar un registro de sus gastos de envío. Los gastos relacionados con el envío de mercancías a sus clientes (franqueo y embalaje), a menudo se pueden reclamar como "otros gastos empresariales" a deducir.

d. Gastos de teléfono o Internet

También puede plantearse deducir parte del dinero que paga por gastos de teléfono si éste se utiliza para fines profesionales. La normativa exige que utilice el teléfono únicamente para su negocio para poder deducir la totalidad del coste de su plan telefónico. Sin embargo, si resulta que utiliza el teléfono para uso profesional y personal combinados, tendrá que calcular el porcentaje del coste total de la factura telefónica que se utiliza para uso profesional y deducir sólo esa cantidad.

Por ejemplo, si utiliza su teléfono móvil 60% para tareas profesionales y 40% para uso personal, podrá deducir 60% de los gastos asociados a su teléfono móvil. Asegúrate de llevar una factura de teléfono detallada para poder justificar tus afirmaciones en caso de que te hagan una auditoría.

Además, servicios como Skype o Google Voice también pueden deducirse como gastos de oficina si pagas por estos servicios y los utilizas para las operaciones de tu empresa.
Otra posible deducción es el coste de su factura de Internet. Al igual que ocurre con el uso del teléfono móvil, tendrás que separar el tiempo que empleas para uso personal y deducirlo de los gastos que piensas reclamar.

e. Facturas relacionadas con el sitio web
Los gastos de registro de dominios y alojamiento web también pueden deducirse en la categoría de "otros gastos". Lleva también un registro de los gastos de software y marketing, ya que también pueden deducirse de los impuestos de la empresa.

f. Coste del uso del vehículo
Para deducir el coste del uso profesional de su vehículo, los usuarios tendrán que hacer un seguimiento del kilometraje exacto que se utilizó para las excursiones profesionales. Esto puede ser complicado si también utiliza su coche para uso personal. Intente llevar un cuaderno en el coche y anote el uso profesional cuando se produzca. Es mucho más fácil llevar la cuenta del kilometraje sobre la marcha que intentar adivinar el kilometraje al final del año.

Una vez que haya anotado el kilometraje total que ha recorrido por motivos profesionales, divida esa cifra por el kilometraje total que ha recorrido para calcular el porcentaje de kilómetros que ha recorrido por motivos profesionales y el porcentaje que ha recorrido por otros motivos o para uso personal.

g. Tasas relacionadas con el equipamiento de su empresa

Los empresarios inteligentes también pueden deducir de sus impuestos el coste del equipamiento de su empresa. Gastos como un nuevo ordenador de empresa, una cámara o un nuevo teléfono móvil suelen poder deducirse de los impuestos relacionados con la empresa. Los artículos no pueden alquilarse ni arrendarse y los recibos deben archivarse por si acaso.

Si desea utilizar estos gastos en los impuestos de su empresa, debe tener en cuenta que su utilización puede resultar complicada cuando entra en juego la depreciación de los artículos. Debes asegurarte de llevar un registro preciso de todas las compras de equipamiento empresarial y pedir a tu asesor fiscal que te aconseje sobre la mejor forma de deducirlos en tu declaración de la renta.

h. Costes educativos

Los gastos educativos son una de las deducciones que con más frecuencia se pasan por alto. Asegúrese de considerar e incluir cualquier clase o taller que haya tomado en 2018. El único requisito es que se recopile la documentación adecuada y que los eventos educativos añadan valor a su negocio o aumenten su experiencia empresarial.

i. Servicios profesionales

Si pagaste por servicios legales o profesionales en 2018, podrías estar de suerte. Por lo general, los dueños de negocios pueden deducir este tipo de gastos, siempre y cuando sean "necesarios y estén directamente relacionados con el funcionamiento de su negocio". Así que lleva un registro cuidadoso del dinero que te cobran los contadores y los tenedores de libros, para que puedas reclamarlos como deducciones fiscales por servicios profesionales.

7) No tenga miedo de buscar ayuda profesional

Es posible que se resista a la idea de contratar ayuda profesional por diversas razones. Puede que piense que no puede permitirse ayuda fiscal profesional con un presupuesto empresarial ajustado. Independientemente de sus decisiones anteriores durante la temporada de impuestos, es posible que desee reconsiderar la asistencia profesional para los impuestos de su negocio este año.

Por lo general, una empresa fiscal con conocimientos y experiencia puede completar sus impuestos en un período de tiempo más corto y ofrecer sugerencias útiles sobre cómo pagar menos esta temporada y la siguiente. Cuando busque a un profesional que le ayude a presentar los impuestos de su empresa, tendrá que tener en cuenta hasta qué punto conoce su sector, las necesidades específicas de su negocio y cómo le factura por sus servicios (por hora o por proyecto).

Los impuestos rara vez o nunca son una parte favorita de las operaciones empresariales, pero con una planificación eficiente y una organización adecuada este año, los propietarios de negocios inteligentes pueden maximizar las deducciones y eliminar la mayor parte del estrés de la temporada de impuestos.

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